1-1/112/2006, WEB-verzió: Menczer Péter Váci FB

A BÜNTETÉS-VÉGREHAJTÁSI SZERVEZET
BERUHÁZÁSI ÉS ÉPÍTÉSI SZABÁLYZATA

A szabályozás célja a beruházások és felújítások folyamatának szabályozása, a beruházási folyamatban résztvevők feladatainak meghatározása, a feladatokat irányító és végrehajtó szervek / szervezetek munkájának összehangolása, továbbá a beruházások és felújítások rendjének biztosítása.

II. A szabályzat hatálya

2.1 Területi hatály

A szabályzat hatálya kiterjed a büntetés-végrehajtási szervezet teljes működési területére, kivételt képeznek a büntetés-végrehajtási szervezet gazdasági társaságai.

2.2 Tárgyi hatály

A Büntetés-végrehajtás Országos Parancsnoksága, az egyes büntetés-végrehajtási intézetek, illetve intézmények (a továbbiakban: bv. szervek) valamennyi beruházási, felújítási, rendeltetésváltoztatási, bontási tevékenységét, valamint nagyértékű tárgyi eszköz beszerzését ezen intézkedés előírásai szerint kell végezni.

2.3 Személyi hatály

A beruházások, továbbá a létesítmények, berendezések kialakításával, felújításával, bontásával, valamint az azokkal összefüggő tevékenységek végzésére kijelölt személyi állományra vonatkozik.

III. Értelmező rendelkezések

E szabályzat alkalmazásában:

3.1 Befektetett eszközök

Befektetett eszköznek minősülnek azok az eszközök, melyek a büntetés-végrehajtási szervezet tevékenységét tartósan (egy évet meghaladóan) szolgálják.

A számviteli törvény szerint befektetett eszköznek kell minősíteni:

az immateriális javakat;
a tárgyi eszközöket (ideértve az üzembe még nem helyezett beruházásokat is);
a befektetett pénzügyi eszközöket.

3.1.1 Immateriális javak

Immateriális javak azok a nem anyagi természetű eszközök, melyek forgalomképesek, és vagyoni értéket, jogokat hordoznak magukban.

Ide tartoznak:

a) a vagyoni értékű jogok;

b) az üzleti vagy cégérték;

c) a szellemi termékek;

d) a kísérleti-fejlesztés aktivált értéke;

e) az alapítás, átszervezés aktivált értéke.

3.1.2 Tárgyi eszközök

Tárgyi eszköznek minősülnek azok az anyagi eszközök (földterület, telek, telkesítés, erdő, ültetvény, épület, egyéb építmény, műszaki berendezés, gép, jármű, üzemi és üzleti felszerelés, egyéb berendezés, ingatlanokhoz kapcsolódó vagyoni értékű jogok), melyek tartósan - egy éven túl - közvetlenül, vagy közvetett módon szolgálják a büntetés-végrehajtási szervezet tevékenységét, függetlenül attól, hogy üzembe helyezésre kerültek-e, vagy sem.

Műszaki szempontból csoportosítva:

Mobil tárgyi eszközök: olyan eszközök, amelyek nem helyhez kötöttek, beszerzésük, beépítésük általában kismértékű műszaki előkészítést igényel, hatósági és egyéb szakhatósági engedélyeztetés mellőzése nélkül.
Immobil tárgyi eszközök: olyan eszközök, amelyek helyhez kötöttek, általában részletesebb műszaki előkészítést és a hatósági engedélyeztetést igényel az ezekkel kapcsolatos fejlesztés.

3.1.2.1 Beruházás

Új tárgyi eszköz létesítése, új vagy használt tárgyi eszköz beszerzése (ideértve a föld és a telek tulajdonjogának, illetve vagyonkezelői jogának megszerzését is), saját büntetés-végrehajtási szervezetben történő előállítása, valamint a tárgyi eszköz pótlása, a tárgyi eszköz rekonstrukciója, bővítése, rendeltetésének megváltoztatása, átalakítása is.

A beruházáshoz tartoznak a tárgyi eszköz üzembe helyezése, rendeltetésszerű használatbavétele érdekében végzett tevékenységek is (pl. ideértve: előkészítés, tervezés, alapozás, bontás, lebonyolítás, hitel igénybevétel, biztosítás, szállítás, vámkezelés, közvetítés, beépítés, üzembe helyezés, aktiválás, stb.).

Ide tartoznak az immateriális javak pótlása, bővítése kapcsán végzett tevékenységek is.

a.) Új létesítés:

Eddig még nem létező tárgyi eszköz megvalósítására irányuló olyan gazdasági esemény, amely nem jár használaton kívül helyezéssel. Aktiválását üzembe helyezés és használatbavétel előzi meg, a leltárfelvételi egységek száma nő, és az aktiválás bruttó értéke megegyezik a nettó értékkel.

b.) Pótlás:

A meglévő tárgyi eszköz pótlása olyan ráfordítás, amely a meglévő tárgyi eszközök használaton kívül helyezésével és az azt helyettesítő tárgyi eszköz üzembe helyezésével és használatba vételével párosul, melynek eredményeként a leltárfelvételi egységek száma nem változik.

A pótlás kapcsán az eredeti tárgyi eszköz teljes vagy terven felüli leírását, az eredetit helyettesítő tárgyi eszköz értékének aktiválása követi. A pótlással létrehozott tárgyi eszköz élettartama (az az időszak, amely alatt az amortizálható eszközt a gazdálkodó a várható fizikai elhasználódás -tevékenységre jellemző körülmények, az eszköz fizikai jellemzői - az eszköz használatával kapcsolatos jogi és egyéb korlátozó tényezők figyelembevételével várhatóan használni fogja) újra kezdődik.

c.) Rekonstrukció:

A meglévő tárgyi eszköz rekonstrukciója, korszerűsítése egy vagy több meglévő tárgyi eszköz technikai megújítása, a pótlást meghaladó részleges vagy teljes újralétesítése, illetve az ezzel egyidejűleg végzett ráfordítások összessége. A rekonstrukciót használaton kívül helyezés előzi meg, ugyanakkor a leltárfelvételi egységek száma nem változik. A rekonstruált tárgyi eszköz értéke a ráfordítás értékével megnő, az élettartam az üzembe helyezést követő használatba vételtől újraindul.

A pótlástól az különbözteti meg, hogy a ráfordítások egyidejűleg több tárgyi eszközre is irányulhatnak, mely tárgyi eszközök többségének van maradó élettartama és nettó értéke.

d.) Bővítés:

A meglévő tárgyi eszköz bővítése egy leltárfelvételi egység alkotórészekkel, illetve tartozékokkal történő kiegészítésére irányul.

Használaton kívül helyezésre nem kerül sor, az üzembe helyezés a bővítés tárgyára vonatkozik. Nem keletkezik új leltárfelvételi egység, mert a bővítés tárgya önálló rendeltetésszerű használatra nem alkalmas. Mindezek következtében mennyiségi állományváltozás nem történik. A bővítés érdekében a meglévő tárgyi eszközökön végzett átalakítási, illesztési munkák beruházásnak tekinthetők.

A bővítés tárgyán végzett átalakítás, illesztés, illetve annak egyéb hasznos ráfordítása aktiválásra kerül.

3.1.2.1.1 Központi beruházás

Az olyan beruházási célú - egészben vagy részben - költségvetési előirányzatból megvalósuló fejlesztés, amelynek alapokmány tervezetét a költségvetési szerv vagy gazdálkodó szervezet vezetője jóváhagyásra előterjeszti a fejezet felügyeletét ellátó szerv vezetőjének, aki a megvalósítását engedélyezi a rendelkezésre álló előirányzatból.

E szabályzat alkalmazásában központi beruházás az a beruházás, amelyet a Büntetés-végrehajtás Országos Parancsnoksága (a továbbiakban: BvOP) által kezelt pénzügyi előirányzatból, PPP vagy harmadik fél által finanszírozott - a BvOP-val szerződéses jogviszonyban álló - konstrukcióban valósítanak meg, a BvOP Beruházási és Ellátási Főosztályának (a továbbiakban: BvOP BEF), illetve a BvOP kijelölt szervezeti egysége lebonyolításában.

3.1.2.1.2 Intézeti / intézményi beruházás

Mindazon beruházási feladatok, amelyek forrása nem az előzőek szerinti költségvetési forrás.

E szabályzat alkalmazásában intézeti / intézményi beruházás az a beruházás, amelyet az adott bv. szerv a saját kezelésében lévő pénzeszközből vagy harmadik fél által finanszírozott - a bv. szervvel szerződéses jogviszonyban álló - konstrukcióban valósít meg saját bonyolításban, akár a kivitelezési tevékenységre kötött vállalkozási szerződéssel, akár saját kivitelezésben megvalósítva a beruházást.

3.1.2.2 Felújítás

A felújítások alatt elsősorban olyan ciklikusan előre betervezett technológiai jellegű tevékenységeket értünk, melyek a büntetés-végrehajtási szervek üzemszerű működésének fenntartását, vagy bővítését szolgálják. Ide tartoznak azok a felújítások is amelyeket - a szavatosság fenntartása érdekében - gyártói előírás / rendelkezés követel meg.

Az ilyen jellegű fejlesztések pénzügyi forrását az amortizáció biztosítja.

A felújítás az elhasználódott tárgyi eszköz eredeti állaga (kapacitása, pontossága) helyreállítását szolgáló, időszakonként visszatérő olyan tevékenység, amely mindenképpen azzal jár, hogy az adott eszköz élettartama megnövekszik, eredeti műszaki állapota, teljesítőképessége megközelítően vagy teljesen visszaáll, az előállított termékek minősége vagy az adott eszköz használata jelentősen javul, és így a felújítás pótlólagos ráfordításából a jövőben gazdasági előnyök származnak.

Felújítás a korszerűsítés is, ha az a korszerű technika alkalmazásával a tárgyi eszköz egyes részeinek az eredetitől eltérő megoldásával vagy kicserélésével a tárgyi eszköz üzembiztonságát, teljesítőképességét, használhatóságát vagy gazdaságosságát növeli.

Központi felújítás: e szabályzat alkalmazásában központi felújítás az a felújítás, amelyet a BvOP által kezelt pénzügyi előirányzatból valósítanak meg, a BvOP BEF, illetve a BvOP kijelölt szervezeti egysége lebonyolításában.

Intézeti / intézményi felújítás: e szabályzat alkalmazásában intézeti / intézményi felújítás az a felújítás, amelyet az adott bv. szerv a saját kezelésében lévő pénzeszközből valósít meg saját bonyolításban, akár a kivitelezési tevékenységre kötött vállalkozási szerződéssel, akár saját kivitelezésben megvalósítva a felújítást.

A tárgyi eszközt akkor kell felújítani, amikor a folyamatosan, rendszeresen elvégzett karbantartás mellett a tárgyi eszköz oly mértékben elhasználódott (szerkezeti elemei elöregedtek), amely már a rendeltetésszerű használatot veszélyezteti.

Nem felújítás az elmaradt és felhalmozódó karbantartás egy időben való elvégzése, függetlenül a költségek nagyságától.

A leltárfelvételi egységek száma nem változik, teljes és terven felüli leírásra nem kerül sor. A ráfordítások eredményeként keletkező érték aktiválásra kerül, és az aktiválás időpontja a hasznosulás (rendeltetésszerű használatbavétel) időpontjával egyezik meg.

A felújítás kapcsán az eredeti tárgyi eszköz élettartama meghosszabbodik az új alkotórészek értékaránnyal súlyozott értékével.

3.2 Az építési beruházásokhoz kapcsolódó alapfogalmak

a) Építmény: építési tevékenységgel létrehozott, illetve késztermékként az építési helyszínre szállított, - rendeltetésére, szerkezeti megoldására, anyagára, készültségi fokára és kiterjedésére való tekintet nélkül - minden olyan helyhez kötött műszaki alkotás, amely a terepszint, a víz vagy az azok alatti talaj, illetve azok feletti légtér megváltoztatásával, beépítésével jön létre. Az építményhez tartoznak annak rendeltetésszerű és biztonságos használatához, működéséhez, működtetéséhez szükséges alapvető műszaki és technológiai berendezések is (az építmény az épület és műtárgy gyűjtőfogalma).

b) Közhasználatú építmény: az olyan építmény (építményrész), amely

· a település vagy településrész ellátását szolgáló funkciót tartalmaz, és

· használata nem korlátozott, illetve nem korlátozható (pl. alap-, közép-, felsőfokú oktatási, egészségvédelmi, gyógyító, szociális, kulturális, művelődési, sport, pénzügyi, kereskedelmi, biztosítási, szolgáltatási célú építmények mindenki által használható részei), továbbá

· használata meghatározott esetekben kötelező, illetve elkerülhetetlen (pl. a közigazgatás, igazságszolgáltatás, ügyészség építményeinek mindenki által használható részei), valamint, amelyet

· törvény vagy kormányrendelet közhasználatúként határoz meg.

c) Épület: olyan szerkezetileg önálló építmény, amely a környező külső tértől épületszerkezetekkel részben, vagy egészben elválasztott teret alkot, és ezzel az állandó, időszakos vagy idényjellegű tartózkodás, illetőleg használat feltételeit biztosítja.

d) Sajátos építményfajták: többnyire épületnek nem minősülő, közlekedési, hírközlési, közmű- és energiaellátási, vízellátási és vízgazdálkodási, bányaműveléssel, környezetvédelemmel kapcsolatos és atomenergia alkalmazására szolgáló, valamint a honvédelmi és katonai, továbbá a nemzetbiztonsági célú, illetve rendeltetésű, sajátos technológiájú építmények (mérnöki létesítmények), amelyek létesítésekor - az építményekre vonatkozó általános érvényű településrendezési és építési követelményrendszeren túlmenően - eltérő, vagy sajátos, csak arra a rendeltetésű építményre jellemző, kiegészítő követelmények megállapítására és kielégítésére van szükség.

e) Állagmegóvás (karbantartás): meglévő építmény, építményrész, önálló rendeltetési egység, helyiség kármegelőzése, kárelhárítása érdekében végzett, az eredeti állagának visszaállítását szolgáló építési-szerelési munka.

f) Átalakítás: meglévő építmény, építményrész, önálló rendeltetési egység, helyiség alaprajzi elrendezésének, vagy külső megjelenésének, illetőleg használati módjának megváltoztatása érdekében végzett, az építmény térfogatát nem növelő építési munka.

g) Bővítés: meglévő építmény beépített térfogatának vízszintes, és / vagy függőleges irányú növelése érdekében végzett építési munka (toldaléképítés, tetőtér-beépítés, emeletráépítés).

h) Felújítás: meglévő építmény, építményrész, önálló rendeltetési egység, helyiség eredeti használhatóságának, üzembiztonságának biztosítása érdekében végzett építési-szerelési munka.

i) Korszerűsítés: meglévő építmény, építményrész, önálló rendeltetési egység, helyiség használati értékének, teljesítőképességének, üzembiztonságának növelése érdekében végzett építési-szerelési munka.

j) Rendeltetés: az a használati cél, amelyre az építmény, az önálló rendeltetési egység vagy a helyiség létesül.

k) Rendeltetés-módosítás: az építmény, önálló rendeltetési egység használati céljának, üzemeléstechnológiájának olyan megváltoztatása, amely az állékonyság, a tűzbiztonság, az egészségvédelem, a környezetre gyakorolt hatás, a használati biztonság, az energiafelhasználás, a zaj- és rezgéskibocsátás tekintetében változást eredményez a megelőző használathoz képest.

l) Beruházással érintett bv. szerv: annak a bv. szervnek a megnevezése, ahol az adott beruházás a természetben megvalósul.

m) Beruházás lebonyolításáért felelős bv. szerv: annak a bv. szervnek a megnevezése, amely a beruházással kapcsolatos szervezési, ügyintézési és egyéb adminisztratív tevékenységeket ellátja.

n) Beruházás kivitelezéséért felelős bv. szerv: annak a bv. szervnek a megnevezése, amely a beruházással kapcsolatos kivitelezési tevékenységeket, építési-szerelési munkálatokat elvégzi.

IV. A beruházások tervezése

4.1 Központi beruházások tervezése

4.1.1 Beruházási javaslatot (1. számú függelék) bármely büntetés-végrehajtási szerv önállóan készíthet és terjeszthet elő. A beruházási javaslat az egyes bv. szervek beruházási igényeinek központi vagy intézeti / intézményi beruházásként történő lebonyolítására irányul.

A beruházási javaslatban szereplő adatok, információk megadása kötelező, de azon a beruházás ismertetését célzó egyéb közlemények is szerepeltethetők.

4.1.2 A bv. szervek minden év január 15-éig kötelesek a tárgyévi beruházási javaslataikból álló beruházási szakmai programjuk elkészítésére és a BvOP BEF részére történő megküldésére.

Egy beruházáshoz egy beruházási javaslat (1. számú függelék) megnevezésű űrlap kitöltése szükséges.

A bv. szerv beruházási (felújítási) szakmai programja valamennyi beruházási (felújítási) javaslatából tevődik össze, a bv. szervezet beruházási (felújítási) szakmai programja, pedig valamennyi bv. szerv beruházási (felújítási) szakmai programjából tevődik össze.

4.1.3 A beruházási javaslatokban egyértelműen meg kell határozni a beruházás célját (pl.: kapacitásbővítés, hatásfokjavítás, üzembiztonság növelése, stb.), módját (új létesítés, pótlás rekonstrukció, bővítés, rendeltetés megváltoztatása, átalakítás), be kell mutatni a megvalósítás lehetséges változatainak műszaki és pénzügyi előnyeit, hátrányait olyan részletességgel, mely alapján eldönthető az adott beruházás gazdaságossága, vagy szükségszerűsége.

A beruházási javaslat összeállítása során a műszaki tartalmat pontosan, az elbíráláshoz és értékeléshez szükséges részletezettséggel kell meghatározni A beruházás előkészítése során piaci információszerzés útján kell tájékozódni a beruházással összefüggő várható költségek alakulásáról.

4.1.4 A bv. szervek az év folyamán, tárgyév január 15-ét követően is kezdeményezhetik a beruházási szakmai program keretében beruházási javaslat előterjesztését, elsősorban akkor, ha kiegészítő beruházás válik szükségessé vagy vis-maior helyzet kapcsán keletkezik a beruházási igény.

4.1.5 A büntetés-végrehajtási szervezet éves Központi Beruházási Terve

4.1.5.1 A büntetés-végrehajtási szervek által szolgáltatott igények és beruházási szakmai programok alapján a bv. szervek által előterjesztett beruházási javaslatokból - BvOP főosztályvezetőivel, önálló szakterületi képviselőivel (a továbbiakban együtt: BvOP szakterületi vezetők) történt egyeztetést követően - a BvOP BEF Beruházási Osztálya (a továbbiakban: BvOP BEF BO) minden év február 15-éig összeállítja a büntetés-végrehajtási szervezet éves Központi Beruházási Tervét, amelyet hivatali úton az országos parancsnok elé terjeszt jóváhagyás céljából.

4.1.5.2 Amennyiben a fejezeti költségvetés még nem ismert tárgyév február 15-éig, akkor a BvOP BEF BO körlevél formájában tájékoztatja erről a bv. szerveket.

4.1.5.3 Az országos parancsnok jóváhagyásáig központi beruházás és azzal összefüggő tevékenység nem kezdhető meg, kivéve, ha azt az országos parancsnok - a beruházás fontosságára, indokoltságára tekintettel - soron kívül jóvá nem hagyja.

4.1.5.4 A büntetés-végrehajtási szervezet éves Központi Beruházási Tervének jóváhagyása előtt megkezdeni kívánt központi vagy intézeti / intézményi beruházásra a beruházással érintett bv. szerv soron kívül javaslatot tesz (1. számú függelék) és azt haladéktalanul megküldi BvOP BEF részére.

4.1.5.5 BvOP BEF BO megvizsgálja a beruházási javaslatot és véleményezését követően haladéktalanul - hivatali úton, jóváhagyás céljából - előterjeszti az országos parancsnok részére.

4.1.5.6 A büntetés-végrehajtási szervezet éves Központi Beruházási Terve tartalmazza

a) a beruházások megnevezését;

b) a beruházások helyét;

c) a beruházás szükségességének indokolását;

d) a tevékenységek felsorolását, azok megvalósításának várható időpontját;

e) a beruházás lebonyolításáért felelős szervek, szervezeti egységek megnevezését;

f) a beruházások forrásigényét, költségét;

g) az aktiválások várható időpontját;

h) a beruházási tevékenység kapcsán kötendő / kötött szerződések teljesítésének tervezett határidejét (a költségvetési forrás biztosításától számított időtartam - naptári napokban megadva).

4.1.5.7 Azokat a beruházásokat, amelyeknek a központi beruházásként történő lebonyolítását az országos parancsnok nem engedélyezte nem lehet szerepeltetni a büntetés-végrehajtási szervezet éves Központi Beruházási Tervében.

4.1.5.8 A központi beruházásként le nem bonyolítható beruházást a beruházással érintett bv. szerv saját, intézeti / intézményi beruházásként - amennyiben arra a pénzügyi fedezet a költségvetésében rendelkezésre áll - lebonyolíthatja.

4.2 Intézeti / intézményi Beruházási Terv

4.2.1 Minden bv. szerv legkésőbb az intézeti / intézményi költségvetés és a bv. szervezet éves Központi Beruházási Tervének ismertté válásától számított 12 munkanapon belül köteles elkészíteni a saját intézeti / intézményi beruházási tervét, amelyet köteles megküldeni két eredeti példányban a BvOP BEF részére.

A bv. szerv az intézeti / intézményi beruházási tervében a tárgyévi általa megvalósítani kívánt intézeti / intézményi beruházásait kell, hogy feltüntesse.

4.2.2 A BvOP a saját intézményi beruházási tervét ugyancsak köteles elkészíteni minden év március 15-éig. A BvOP intézményi beruházási tervét az egyes szervezeti egységeinek beruházási javaslatai alapján a BvOP BEF BO készíti el.

4.2.3 Amennyiben az intézeti / intézményi költségvetés még nem ismert tárgyév március 15-éig, a BvOP BEF BO körlevél formájában tájékoztatja a bv. szerveket.

4.2.4 Az intézeti / intézményi beruházási terv tartalmára nézve a büntetés-végrehajtási szervezet éves Központi Beruházási Tervének tartalmi követelményei az irányadók.

4.2.5 Az intézeti / intézményi beruházási terveket a BvOP BEF BO osztályvezetőjének szakmai véleményezését követően BvOP BEF főosztályvezetője hivatali úton terjeszti elő az országos parancsnok részére.

Az országos parancsnok gazdasági helyettesének véleményezését követően az országos parancsnok hagyja jóvá az intézeti / intézményi beruházási terveket.

4.2.6 A jóváhagyott intézeti / intézményi beruházási tervek egy eredeti példányának visszaküldésért, valamint egy eredeti példányának nyilvántartásáért a BvOP BEF BO osztályvezetője felel.

V. A beruházások előkészítése és megvalósítása

5.1 A beruházások lebonyolítása történhet központilag - a BvOP BEF, illetve a BvOP szervezeti egységei (biztonsági-, egészségügyi-, informatikai-, védelmi- és stb. szakterületek) által - illetve az egyes büntetés-végrehajtási szervek saját bonyolításában és / vagy saját kivitelezésében.

5.2 Központi beruházás esetén az országos parancsnok által jóváhagyott bv. szervezet éves Központi Beruházási Tervében meghatározott beruházást köteles a BvOP BEF, illetve a BvOP kijelölt szervezeti egysége lebonyolítani.

5.3 Gondoskodni kell a beruházások előkészítése és megvalósítása során a jogszabályokban foglaltak érvényesülése mellett a beruházás lebonyolításáért felelős bv. szerv és a kivitelező (megbízott) között létrejött szerződésben foglaltak betartásáról.

5.4 A központi beruházási, felújítási folyamatok összevont feladat- és hatásköri mátrixát a 2. számú függelék, az intézeti/intézményi beruházási, felújítási folyamatok összevont feladat- és hatásköri mátrixát pedig a 3. számú függelék tartalmazza.

Vi. A központi beruházások lebonyolításának rendje

6.1 Központi beruházás esetén a beruházás lebonyolításáért a BvOP BEF főosztályvezetője a felelős.

6.1.1 Az egyes beruházások végrehajtása:

a) a műszaki tartalom és a műszaki követelmények pontos meghatározása;

b) szükséges tervezési munkák elvégzése, tervdokumentáció biztosítása, azok véleményezése, hatósági engedélyeztetés;

c) egyéb hatósági engedélyeztetési eljárások;

d) beszerzési / közbeszerzési eljárás(ok) lefolytatása;

e) szerződések előkészítése, megkötése;

f) kivitelezés végrehajtása;

g) a kivitelezés felügyelete, műszaki ellenőrzése;

h) műszaki átadás-átvételi eljárás megszervezése, lebonyolítása;

i) teljesítések elszámolása, kifizetések;

j) a használatbavételi / üzemeltetési engedély beszerzése;

k) a beruházás lezárása;

l) aktiválás;

m) a beruházás kiértékelése.

6.2 A műszaki tartalom és műszaki követelmények pontos meghatározása

6.2.1 A beruházás megkezdése előtt a beruházási javaslatban (lásd: 4.1.1 pont, 1. számú függelék) jelzett megvalósítandó műszaki feladat aktualizálása és részletes kidolgozása szükséges.

6.2.2 A műszaki tartalom meghatározása során az elvégzendő munkákat minél pontosabban kell behatárolni és mérhetővé tenni. A vállalkozási díjak vizsgálatának egyszerűbbé tétele érdekében, célszerű az egyes munkálatok szakterületeként történő megbontása is (pl.: építőipari munkák, biztonságtechnikai munkák, informatikai, híradástechnikai munkálatok, egészségügyi tevékenységgel kapcsolatos építési munkálatok, stb.).

6.2.3 A műszaki tartalom meghatározásába be kell vonni a BvOP szakterületi vezetőit is.

6.3 A beruházás indítása

6.3.1 Az országos parancsnoki engedélyokiratot (4. számú függelék) a BvOP BEF BO a bv. szerv által benyújtott beruházási javaslat alapján állítja össze és hivatali úton országos parancsnoki jóváhagyásra terjeszti fel.

6.3.2 Az országos parancsnok a gazdasági helyettesének véleménye alapján dönt a központi beruházás engedélyezéséről vagy annak elutasításáról.

6.3.3 Központi beruházás kizárólag jóváhagyott országos parancsnoki engedélyokirat birtokában kezdhető meg.

6.4. A Beruházás finanszírozási alapokmány

6.4.1 Központi beruházás esetén - az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendeletben meghatározott esetekben - a beruházás finanszírozási alapokmány kitöltéséről és a felügyeleti szervhez való továbbításáról a BvOP BEF BO osztályvezetője gondoskodik.

6.5 A Magyar Államkincstárhoz kapcsolódó feladatok

A felügyeleti szerv központi beruházások esetén a pénzintézeti feladatok ellátására a Magyar Államkincstárt (a továbbiakban: MÁK) bízza meg, ezért a szükséges előirányzatot a MÁK-nál nyitja meg.

A MÁK feladata a beruházások, pénzfelhasználások folyósítása és a kapcsolódó ellenőrzések végrehajtása.

6.5.1 Szerződés-bejelentési kötelezettség

A beruházás megvalósítása érdekében kötött szerződések, pályázatok, közbeszerzési eljárások dokumentumait, illetve az elszámolás alapját képező költségvetések egy példányát a BvOP Gazdasági Főosztálynak (a továbbiakban: BvOP GF) el kell juttatnia a MÁK-hoz, ezért a beruházás lebonyolításáért felelős személyi állomány tagnak (a továbbiakban: BvOP lebonyolító) gondoskodnia kell arról, hogy azok a BvOP GF részére rendelkezésre álljanak.

6.5.2 A BvOP GF-nek értékhatárra tekintet nélkül be kell jelentenie azokat a szerződéseket, amelyekben a felek részszámlák alapján történő elszámolásban állapodtak meg.

6.5.3 A BvOP GF-nek a szerződésekkel kapcsolatos valamennyi módosítást jelentenie kell a MÁK-nak.

6.5.4 A bejelentési kötelezettség alá tartozó feladatok végrehajtásáért a BvOP GF főosztályvezetője felel.

6.6 Szükséges tervezési munkák elvégzése, tervdokumentáció biztosítása, azok véleményezése, hatósági engedélyeztetés

6.6.1 A tervek (vázlat, engedélyezési, létesítési, kiviteli, stb.), tervdokumentációk elkészítéséről / elkészíttetéséről és engedélyeztetéséről a BvOP BEF BO osztályvezetője gondoskodik.

6.6.2 A tervek azon bv. szerv igényei alapján készülnek, ahol a beruházás a természetben megvalósul, így a beruházással érintett bv. szerv vezetője által kijelölt személyek és a BvOP személyi állományának kijelölt tagjai együttműködni kötelesek a tartalmi elemek kialakítását illetően.

6.6.3 A tervek BvOP szakterületi vezetőivel történő megismertetése és véleményeztetése (tervegyeztetés) a BvOP BEF BO osztályvezetőjének feladata.

A tervegyeztetésre - annak tervezett időpontja előtt legalább 8 munkanappal - a BvOP BEF főosztályvezetője hívja meg a BvOP szakterületi vezetőket. Ezzel egyidejűleg a BvOP BEF BO osztályvezetője köteles biztosítani a felkészüléshez szükséges - megfelelő tartalmú és példányszámú - dokumentációt.

6.6.4 Amennyiben a beruházással érintett bv. szerv és a BvOP (BEF BO, szakterületi vezetők) között a tervegyeztetés során szakmai nézeteltérés mutatkozik, akkor törekedni kell a megegyezésre. Amennyiben ez nem érhető el, akkor a BvOP BEF BO osztályvezetőjének javaslata alapján a BvOP BEF főosztályvezetője dönt.

Ugyancsak így kell eljárni ha a tervek ellenőrzése során javítási, módosítási igény lép fel.

6.6.5 A jogerős építési, létesítési engedélyezési, kiviteli tervek mellékleteként az adott munka tényleges költségvetését a BvOP BEF BO-nak kell biztosítania. A költségvetést össze kell vetni a korábban felterjesztett beruházási javaslatban szereplő becsült értékkel.

Számottevő eltérés esetén meg kell vizsgálni annak okát.

6.6.6 Ha a tervezési és engedélyeztetési eljárással összefüggő feladatokat - megbízás alapján - tervező / tervezőiroda látja el, akkor az elkészült és hatóság által engedélyezett tervdokumentációt és szakhatósági engedélyek két (egy eredeti, egy másolati) példányát, valamint a tervdokumentáció két elektronikus változatát (adathordozón, melyek közül az egyik az általa, a másik pedig a BvOP által használt tervező program fájlformátumában került rögzítésre) a vállalkozó a BvOP BEF BO részére köteles átadni. Az átadáskor a vállalkozónak nyilatkozatban kell garantálnia azt, hogy az írott és az elektronikus dokumentációk egymással mindenben megegyezőek. Ezeket a vállalkozási szerződésben rögzíteni kell.

6.6.7 BvOP BEF BO köteles gondoskodni arról, hogy az engedélyezett tervek továbbá szakhatósági engedélyek legalább egy példányban a beruházással érintett bv. szerv rendelkezésére álljanak.

6.6.8 A BvOP BEF BO Tervtárat köteles kialakítani az osztályon rendelkezésre álló - központi beruházás részeként elkészült - tervekből.

A bv. szervek által megküldött terveket ugyancsak itt kell elhelyezni. A bv. szervek kötelesek az elektronikus formában rendelkezésükre álló terveiket megküldeni a BvOP BEF BO részére.

6.6.9 A BvOP BEF BO az elektronikus formában meglévő tervekből Elektronikus Tervtárat (adatbázist) köteles létrehozni.

6.6.10 A tervdokumentációk nyilvántartása és megőrzése a BvOP BEF BO, az elektronikus változatok nyilvántartása és archiválása pedig a BvOP Informatikai Osztály vezetőjének feladata.

6.7 Egyéb hatósági engedélyeztetési eljárások

6.7.1 Építési engedélyhez nem kötött engedélyeztetési eljárás esetén - a beruházással érintett bv szerv közreműködésével - a BvOP BEF BO látja el a hatósági, szakhatósági, közszolgáltatói engedélyeztetési eljárással összefüggő feladatokat. A hatósági, szakhatósági, közszolgáltatói engedélyek egy példányát a BvOP BEF BO köteles átadni a beruházással érintett bv. szerv részére.

6.7.2 A BvOP lebonyolító a beszerzett hatósági, szakhatósági, közszolgáltatói engedélyek dokumentálásáról és nyilvántartásáról a folyamatosan vezetett Iratjegyzéket (5. számú függelék) is tartalmazó Beruházási aktában gondoskodik.

6.7.3 A beruházással érintett bv. szerv a neki megküldött tervek hatósági és szakhatósági engedélyek dokumentálásáról, nyilvántartásáról és megőrzésről ugyancsak gondoskodni köteles.

6.8 Műszaki és egyéb beruházási dokumentumok kezelése

6.8.1 Az adott beruházással kapcsolatban keletkező valamennyi iratot, dokumentumot iktatószámmal ellátva, rendszerezett módon, katalogizálva, keletkezésüknek megfelelő időrendi sorrendben, beruházásonként külön-külön dossziéban (Beruházási akta), folyamatosan vezetett tartalomjegyzékkel (Iratjegyzék - 5. számú függelék) ellátva kell nyilvántartani. A Beruházási aktában elhelyezett iratok nyilvántartásának vezetéséért a BvOP lebonyolító, ellenőrzéséért pedig a BvOP BEF BO osztályvezetője a felelős.

6.8.2 A Beruházási aktát a kötelező / vállalt utófelülvizsgálati eljárás lezárultát követő 22 munkanap elteltével a BvOP lebonyolító a BvOP Irattárába leteheti.

6.8.3 A Beruházási akta a BvOP Irattárából visszakérhető, amennyiben további feladat adódik a lezárt beruházással kapcsolatban.

6.9 Ütemterv készítése (az elvégzendő feladatok műszaki és időtartam meghatározása)

6.9.1 Valamennyi beruházásnál szakaszonként (előkészítés, kivitelezés, stb.) kötelező az Ütemterv készítése.

6.9.2 A beruházási javaslat összeállításakor az Ütemtervet a javaslattevő készíti el.

6.9.3 A kivitelezési folyamat Ütemtervének / Ütemterveinek elkészítése a kivitelező feladata, ezért ezt a kivitelezésre irányuló szerződésben is rögzíteni kell.

6.9.4 Az Ütemtervek tartalmára nézve a BvOP lebonyolító és a BvOP BEF BO osztályvezetője határozhat meg követelményeket.

6.10 Beszerzési / Közbeszerzési eljárás(ok) lefolytatása

6.10.1 A BvOP BEF köteles a beruházás megvalósítását a mindenkor hatályos jogszabályokban rögzítettek szerint versenyeztetni.

6.10.2 A beruházást kivitelező vállalkozás(ok) kiválasztásánál a lehető legkörültekintőbben kell eljárni.

6.10.3 A beruházás tervezett bekerülési értékétől függően szükségessé válhat közbeszerzési eljárás lefolytatása.

6.10.4 A versenyeztetés során a közbeszerzésről szóló 2003. évi CXXIX. törvény, valamint - hatálybalépésétől - a BvOP Közbeszerzési Szabályzatának rendelkezéseit megfelelően alkalmazni kell.

6.10.5 A központi beruházásokat megelőző közbeszerzési eljárás(ok) lefolytatása a BvOP BEF-on dolgozó közbeszerzési főreferens (a továbbiakban: közbeszerzési főreferens) feladata.

Amennyiben a beruházás bonyolultsága vagy értéke indokolja - megbízási szerződés alapján - a közbeszerzési eljárás(ok) lefolytatását ügyvédi iroda vagy közbeszerzési szaktanácsadó végzi. Ebben az esetben a közbeszerzési főreferens tartja a kapcsolatot a megbízottal, illetőleg támogatja a tevékenységét.

6.10.6 A közbeszerzési törvény hatálya alá nem tartozó beruházások esetén legalább három - de lehetőség szerint több - ajánlat egyidejű bekérése szükséges, a beruházás teljesítésére alkalmas vállalkozásoktól. Az ajánlatok nyilvántartásáról, összehasonlíthatóságáról gondoskodni, értékelésüket pedig jegyzőkönyvben rögzíteni kell.

6.10.7 A pontos műszaki tartalom meghatározása érdekében - amennyiben szükséges - a vállalkozások képviselőit helyszíni bejárás(ok)ra kell hívni. Velük kell felméretni az elvégzendő munkákat. A helyszíni bejárás(ok)on a vállalkozóknak egyidőben kell jelen lenniük.

A helyszíni bejárás(ok)ról jegyzőkönyv felvétele kötelező.

A nyertes ajánlattevővel kötendő vállalkozási szerződésben rögzíteni kell, hogy saját maga végezte a munkák felmérését.

6.10.8 A kivitelező a beérkezett ajánlatok alapján kerül kiválasztásra.

A vállalkozások kiválasztásánál fokozottan kell ügyelni arra, hogy ne sérüljenek a versenysemlegesség szabályai.

6.10.9 A kivitelező kiválasztásakor ellenőrizni kell a vállalkozás (gazdasági társaság) tulajdonosi szerkezetét, tőkeerejét, működési eredményeit, tevékenységi körét és az addigi tevékenységéből származó adatait.

Az ellenőrzés célja alapvetően annak a megállapítása, hogy vállalkozás (gazdasági társaság) képes-e az adott beruházási tevékenységet műszaki, pénzügyi és jogi szempontból teljesíteni, illetve, hogy az ajánlattevők nem azonos tulajdonosi érdekkörbe tartoznak-e.

A fentiekben felsorolt feladatokat a közbeszerzési főreferens látja el.

6.11 Szerződések előkészítése, megkötése, nyilvántartása

6.11.1 A kivitelezőnek ajánlatát az engedélyezési, létesítési, kiviteli tervek, azok műszaki leírásai, valamint a helyszíni bejárás(ok) alapján kell összeállítania. Ezt a kivitelezésre irányuló szerződésben rögzíteni kell.

6.11.2 A szerződés előkészítése és megkötése során kötelező azokat a tartalmi elemeket beépíteni a szerződésbe, amelyek a büntetés-végrehajtási szervezet számára biztosítják a vállalt tevékenység megfelelő minőségű elvégzését. Különös figyelmet kell fordítani a szerződési biztosítékok - a beruházó bv. szerv és a lebonyolító bv. szerv érdekeit szolgáló - mellékkötelezettségek (pl.: jótállás, kötbér, kamat, bánatpénz, bankgarancia, stb.) széleskörű alkalmazására.

6.11.3 A szerződésben elsősorban jólteljesítési garanciát kell kikötni.

Jólteljesítési garanciaként olyan összeget kell visszatartani az ellenszolgáltatás összegéből, amely megfelelő fedezet biztosít az adott beruházás hibás teljesítése kapcsán bekövetkező hibák, hiányosságok orvoslására.

A jólteljesítési garancia formájában visszatartott összeg kifizetésének időpontja nem előzheti meg a felülvizsgálati időszak (utófelülvizsgálati eljárás, vállalt utófelülvizsgálati eljárás, stb.) lezárását.

6.11.4 A beruházási célú szerződések tartalmi elemeinek megállapítása, a többi szerződő féllel való megismertetése, megtárgyalása, a szerződés szövegének megszerkesztése, aláírattatása és ellenjegyeztetése a BvOP BEF főosztályvezetőjének feladata.

6.11.5 A beruházási célú szerződések nyilvántartásáról, ún. Szerződéstárban való kezeléséről, a szerződések gondozásáról és megőrzéséről a BvOP BEF gondoskodik.

6.11.6 A beruházási célú szerződések egy-egy eredeti példányának a beruházással érintett bv. szerv részére és a BvOP GF-ára történő átadása a BvOP BEF feladata.

A szerződések szerkezetéről, azok elengedhetetlen tartalmi elemeiről módszertani útmutató rendelkezik.

6.12 A vállalkozók / szállítók minősítése

Ismétlődő beruházási tevékenységek lebonyolításánál célszerű előminősítési eljárást lefolytatni a vállalkozások adatai alapján (mérleg, eredmény-kimutatás, referenciák, pénzügyi, fizetési feltételek, rendelkezésre állás, stb.), a vállalkozók gyors kiválasztása érdekében. A folyamatos piackutatással kapcsolatos feladatokat - lehetőség szerint - a BvOP BEF látja el.

6.13 Szükséges gépek, berendezések, anyagok, alkatrészek beszerzése

A beruházással összefüggésben szükségessé válhat (akár költségcsökkentés miatt), hogy a beruházás lebonyolításáért felelős bv. szerv - a vállalkozótól függetlenül - saját beszerzéssel is éljen. A beszerzés során a beszerzendő termékek mindegyikének meg kell felelnie az elvárt minőségnek (műbizonylat, minőségi tanúsítvány, megfelelőségi tanúsítvány, stb. beszerzése). Kiemelt figyelmet kell fordítani arra, hogy a gyártó által biztosított termékszavatosságot szakszerűtlen beépítéssel ne veszítse el a bv. szerv, ezért ha az adott gép, berendezés beépítése külső vállalkozás által történik a vállalkozási szerződés tartalma terjedjen ki erre a körülményre is.

6.14 Belső megbízások (megrendelők) kiadása szükség esetén

A beruházás lebonyolítása során a résztvevő személyi állomány feladatainak konkretizálása, a felelősség és hatáskörök szigorú rögzítése szükséges.

Az országos parancsnoki engedélyokiratban (4. számú függelék) meg kell jelölni azokat a személyeket, akik egyrészt a BvOP részéről, másrészt a beruházással érintett bv. szerv részéről részt vesznek a beruházási folyamatban. A kijelölt személyek akadályoztatása esetén helyettesítésükről is gondoskodni kell. A engedélyokiratban a helyettesek személyét is fel kell tüntetni.

6.15. Kivitelezés végrehajtása

6.15.1 A kivitelezési munka - engedélyköteles tevékenység esetén csak jogerős építési / létesítési engedély, illetve - (hatóság, közszolgáltató, műszaki ellenőr, bv. szerv) által jóváhagyott kiviteli tervek, költségvetés, kivitelezői ajánlat - a BvOP jogi képviseletét ellátó jogtanácsos, továbbá a országos parancsnok gazdasági helyettese által ellenjegyzett, a bv. szervezet országos parancsnoka részéről megkötött - kivitelezői szerződés és a jogszabályokban előírt hatósági / közszolgáltatói engedélyek, hozzájárulások, bejelentések birtokában kezdhető meg.

6.15.2 Szükség esetén - a beruházás során beépítésre kerülő főbb / speciális anyagok, berendezések megfelelőségének elbírálása céljából - kivitelezés során is szakterületi egyeztetéseket kell tartani, melyekre - a tervegyeztetéssel kapcsolatos eljárásrend szerint (6.6.3 pont) - meg kell hívni az érintetteket.

6.15.3 A kivitelezés során felmerülő problémákat a beruházással érintett bv. szerv, illetve a BvOP lebonyolító köteles a BvOP BEF BO osztályvezetőjének haladéktanul jelezni.

6.15.4 Építési Napló nélkül kivitelezési munka nem folytatható.

6.15.5 A kivitelező köteles építési munka esetén, annak megkezdésétől a befejezéséig naprakészen Építési Naplót és - amennyiben a jogszabály másként nem rendelkezik - az azt kiegészítő mellékleteket (Felmérési Napló, stb.) vezetni.

6.15.6 A BvOP BEF BO-nak, mint a beruházást bonyolító BvOP szervezeti egységnek meg kell követelnie a kivitelezőtől a jogszabályokban meghatározott dokumentumok folyamatos vezetését.

6.15.7 A kivitelezés során a tervektől való eltérés csak a BvOP BEF főosztályvezetőjének engedélyével történhet. A tervtől való eltérésre - a kivitelezés során - a beruházással érintett bv. szerv vezetője, a kivitelező vagy a BvOP BEF BO osztályvezetője tehet javaslatot.

A terv(ek)től való eltérést - indokolással ellátva - írásban rögzíteni kell (pl.: Építési Napló, jegyzőkönyv stb.).

Az eltérések pénzügyi következményeiről a szerződő feleknek írásban kell rendelkezniük.

Szükség esetén az eltérések a BvOP szakterületi vezetőivel, a beruházással érintett bv. szerv vezetőjével, a műszaki ellenőrrel, a tervezővel és a kivitelezővel - időben - történő megismertetése és véleményeztetése a BvOP BEF BO osztályvezetőjének feladata.

6.15.8 A kivitelezés során keletkezett hulladékok gyűjtéséről, nyilvántartásáról, ártalmatlanításáról a kivitelezést végzőnek kell saját költségén gondoskodnia. Erről, a tevékenységre kötött szerződésben is rendelkezni kell.

6.16 Kivitelezés felügyelete, műszaki ellenőrzése

6.16.1 A BvOP BEF BO osztályvezetője köteles a kivitelezés műszaki ellenőrzéséről gondoskodni.

6.16.2 A beruházási tevékenység során műszaki ellenőr bevonása kötelező.

6.16.3 Műszaki ellenőr bevonása - esztétikai jellegű építési tevékenység esetén - a BvOP BEF BO osztályvezetőjének véleménye alapján mellőzhető.

6.16.4 Az országos parancsnoki engedélyokiratban rögzíteni kell, hogy az adott beruházás esetében - amennyiben azt jogszabály nem írja elő - szükséges-e műszaki ellenőr közreműködése, illetőleg azt is, hogy a tevékenységet a bv. szerv személyi állományának tagja vagy megbízási szerződés alapján külső szakember lássa el.

6.16.5 Műszaki ellenőri tevékenységet csak olyan személy végezhet, aki a kivitelezési tevékenység jellegének megfelelő jogosultsággal rendelkezik és szerepel a Műszaki Ellenőri Névjegyzékben, amelyet az építés-felügyeleti feladatokat ellátó szerv (megyei, fővárosi közigazgatási hivatal) vezet.

6.16.6 A megfelelő műszaki ellenőri jogosultság ellenőrzése a BvOP BEF BO osztályvezetőjének a feladata.

6.16.7 A műszaki ellenőr feladatai - a vonatkozó jogszabályban foglaltak végrehajtásán túl - az alábbiak:

a) részt vesz a kiviteli tervegyeztetéseken;

b) elvégzi a számlázás feltételeként előírt vállalkozói teljesítésigazolások kiadását;

c) a tervektől való eltérés esetén értesíti a BvOP BEF BO osztályvezetőjét;

d) a kivitelezéssel kapcsolatos észrevételeiről Építési Naplóbejegyzést tesz, illetve a kivitelezői bejegyzésekre az előírt határidőn belüli válaszokat megadja;

e) részt vesz a kooperációs értekezleteken;

f) tájékoztatja a lebonyolítást (adott esetben a kivitelezést) végző BvOP szervezeti egységet, bv. szervet;

g) a vállalkozó készrejelentése alapján, a műszaki átadás-átvétel időpontjára a BvOP BEF főosztályvezetőjének - legalább 15 munkanappal korábban - javaslatot tesz, akinek döntése alapján a műszaki átadás-átvételi eljárást megszervezi. (A BvOP szakterületi vezetők értesítéséről - a tervegyeztetésnél meghatározott eljárásrend szerint /6.6.3 pont/ - a BvOP BEF főosztályvezetője gondoskodik);

h) a helyszíni átadás-átvételi eljárás keretében elvégzi az elkészült munkarészek, illetve valamennyi létesítmény rendeltetésszerű használatára való alkalmasságának minősítését, a nem I. osztályú munkarészek osztályba sorolását, összeállítja a mennyiségi és minőségi hibajegyzéket és intézkedik a hibajavítási és hiánypótlási munkák elvégzésére, erről a BvOP lebonyolítóját értesíti;

i) szerződésszerű teljesítés esetén a műszaki átadás-átvételi jegyzőkönyvet aláírja, javaslatot tesz BvOP lebonyolító részére az átvételre;

j) teljességi és tartalmi követelmények figyelembevételével ellenőrzi az átadási dokumentációban foglaltakat, azokat átveszi és a BvOP lebonyolító részére rendszerezetten átadja;

k) a hiba- és hiánypótlási munkákat átveszi, és rendeltetésszerű használatra való alkalmasság esetén javaslatot tesz az átadás-átvételi eljárás lezárására;

l) pótmunka felmerülése esetén tájékoztatja a BvOP lebonyolítóját annak szükségességéről;

m) köteles megszervezni a kötelező / vállalt utófelülvizsgálati eljárást. (Törekedni kell arra, hogy a vállalt utófelülvizsgálati eljárással kapcsolatos feladatok végzésére ugyanaz a műszaki ellenőr kapjon megbízást, aki a kivitelezés során a műszaki ellenőrzési tevékenységet végezte.)

6.16.8 A műszaki ellenőrzésre kötött megbízási szerződésben rögzíteni kell a fenn felsorolt feladatokat.

6.16.9 A műszaki ellenőrzés a kiviteli tervegyeztetésekkel kezdődik és a kötelező / vállalt utófelülvizsgálati eljárás lezárásával fejeződik be.

6.16.10 Műszaki ellenőr bevonása nélkül lebonyolított beruházás esetén az előzőekben felsorolt műszaki ellenőri / műszaki ellenőrzési feladatokat a BvOP lebonyolító végzi.

6.17 Műszaki szabályozás

6.17.1 A beruházással összefüggésben szükséges lehet a korábbi technológiai folyamatok üzemeltetésének és karbantartásának újraszabályozása, melyet még a beruházás lezárása előtt kell megtenni. A tevékenység elvégzése a BvOP BEF BO feladatát képezi.

6.18 A készrejelentés

6.18.1 Amennyiben a kivitelező az építési célt megvalósította, erről a BvOP BEF főosztályvezetőjét írásban - az átadás-átvételi eljárás tervezett időpontja előtt legalább 22 munkanappal, cégszerűen aláírt iratban - köteles értesíteni.

6.18.2 Amennyiben megbízási szerződés alapján műszaki ellenőr is tevékenykedik a beruházásban, akkor az előző pontban meghatározottak szerinti készrejelentést a kivitelező a műszaki ellenőr részére foganatosítja.

6.18.3 A fenti pontokban meghatározottakat a vállalkozási/megbízási szerződésekben is rögzíteni kell.

6.18.4 Az átadás-átvételi eljárás megkezdésének napját - a kivitelezővel és amennyiben részt vesz a beruházásban, akkor a műszaki ellenőrrel egyetértésben - a BvOP BEF főosztályvezetője határozza meg.

6.19 A műszaki átadás-átvételi eljárás

A kivitelező - amennyiben részt vesz a beruházásban a műszaki ellenőr - és a BvOP BEF főosztályvezetője egyetértésben módosíthatják az átadás-átvételi eljárás megkezdésének napját.

A műszaki átadás-átvételi eljárás időpontjáról - legalább 14 munkanappal korábban - a BvOP BEF főosztályvezetője értesíti a lebonyolítással érintett bv. szerv parancsnokát, a BvOP szakterületi vezetőit.

6.19.1 A kivitelezési munka átadásával egy időben - 2 példányban - el kell készíttetni a kivitelezővel az adott munka Átadási dokumentációját (ezt a szerződésben is rögzíteni kell). Az Átadási dokumentáció tartalmazza mindazokat az alább felsorolt iratokat, amelyek az adott kivitelezéssel kapcsolatos később felmerülő problémákra választ adhatnak:

a) jogerős építési / létesítési engedélyezési dokumentáció;

b) megvalósulási tervdokumentáció, a jóváhagyott kiviteli tervdokumentációtól való eltérések okaival, engedélyeivel;

c) igazolt Építési / Felmérési naplók és azok mellékletei;

d) kivitelezői nyilatkozatok;

e) beépített anyagok, berendezések minőségi-, megfelelőségi bizonyítványai, tanúsítványai;

f) szabványossági felülvizsgálatok és vizsgálati jegyzőkönyvek;

g) magyar nyelvű gépkönyvek, dokumentációk, kezelési-karbantartási utasítások;

h) beépített anyagok, berendezések garancialevelei;

i) kezelési-, oktatási jegyzőkönyvek;

j) hatósági és közmű nyilatkozatok;

k) egyéb nyomás-, tömörségi-, vízállósági- és működési próba, üzembe helyezési, beüzemelési, szolgáltatói átvételi jegyzőkönyvek, dokumentumok;

l) a vállalkozó által vállalt garanciális és jótállási többletfeltételek dokumentumai;

m) műszaki átadás-átvételi jegyzőkönyv (mely kötelező, attól el nem válaszható mellékletének tételesen tartalmaznia kell az átvett iratok / dokumentációk jegyzékét);

6.19.2 Az átadás-átvételi eljárás során - többek között - ellenőrizni kell az átadási dokumentáció, az átvételre kerülő iratok / dokumentációk teljességét, megfelelősségét, melyért a BvOP lebonyolító felel.

6.20 Teljesítések elszámolása, kifizetések

6.20.1 Kiemelt figyelmet kell szentelni annak, hogy a szerződésben rögzített feltételek és a tervekben leírt műszaki tartalom szerint történjen meg a pénzügyi elszámolás (határidők figyelése, részteljesítések, kötbérezés, bankgarancia érvényesítése és felszabadítása, stb.).

6.20.1.1 A BvOP lebonyolító javaslata és a műszaki ellenőr által elvégzett teljesítésigazolás alapján a számlát a BvOP BEF főosztályvezetője igazolhatja le.

6.20.1.2 A BvOP BEF főosztályvezetője a benyújtott végszámlát csak abban az esetben igazolhatja le ha a műszaki átadás-átvételi eljárás eredményesen zárult, továbbá amennyiben a szerződés bankgarancia nyújtását írja elő a vállalkozó az eredeti bankgarancia nyilatkozatot átadta, illetőleg amennyiben a szerződés egyéb feltételek teljesülését is előírta, abban az esetben ha azok is teljesültek.

6.20.2 A BvOP BEF főosztályvezetője által leigazolt számlát haladéktalanul meg kell küldeni a BvOP GF-nek.

6.20.3 A beruházással kapcsolatos számlák kifizetéséért, a számlák nyilvántartásáért a BvOP GF főosztályvezetője felel.

6.21 Használatbavételi / üzemeltetési engedély beszerzése

6.21.1 Ha az építmény építése, bővítése, elmozdítása, felújítása, helyreállítása, átalakítása vagy korszerűsítése (építési / létesítési / közüzemi szolgáltatói) engedély köteles volt, akkor a beruházással érintett bv. szervnek használatbavételi / üzemeltetési engedélyt kell kérnie.

6.21.2 A használatbavételi / üzemeltetési engedély kiadását követően - 22 munkanapon belül - el kell készíttetni a feltüntetési vázrajzot és azt meg kell küldeni a területileg illetékes földhivatalnak, továbbá intézkedni kell az ingatlan ingatlan-nyilvántartásba történő bejegyzésére.

A feladatok végrehajtásáról a BvOP BEF főosztályvezetője gondoskodik.

6.22 Kezelési és karbantartási utasítások elkészítése, érvényesítése, elosztása

A beruházás megvalósításával párhuzamosan a BvOP BEF BO a beruházással érintett (üzemeltető) bv. szervvel közösen elkészíti a technológiai folyamatoknak megfelelő kezelési és karbantartási utasításokat. A szabályozás során esetlegesen a gyártó(k) által kiadott dokumentációkat, az érvényes jogszabályi előírásokat és a speciális büntetés-végrehajtási feltételeket kell alapul venni.

Az utasítások érvényesítése és elosztása a BvOP BEF BO osztályvezetőjének feladatát képezi.

6.23 A beruházások lezárása

6.23.1 A beruházás befejezéséről a BvOP BEF főosztályvezetője írásban köteles értesíteni a BvOP GF főosztályvezetőjét, aki gondoskodik arról, hogy a beruházás befejezéséről a költségvetési fejezet felügyeletét ellátó minisztérium és a MÁK is értesüljön.

6.23.2 A beruházás akkor tekinthető befejezettnek, ha a műszaki átadás-átvételi / üzembe helyezési / használatbavételi / üzemeltetési eljárások eredményes lezárását követően a használatbavételi / üzemeltetési engedélyt a beruházással érintett bv. szerv megkapta és üzembe helyezte.

6.23.3 A pénzügyi lezárás keretében a BvOP BEF főosztályvezetője a - beruházás finanszírozási alapokmányon, illetve az engedélyezett beruházási kereten belül fel nem használt - maradvány elvonására, illetve átcsoportosítására javaslatot tesz az országos parancsnok gazdasági helyettesének.

6.24 Dokumentálás a beruházással érintett szervnél és a BvOP BEF-on

6.24.1 A beruházással érintett büntetés-végrehajtási szerv és a BvOP BEF BO egyaránt köteles valamennyi, a beruházáshoz kapcsolódó dokumentumot nyilvántartani, megőrizni és azokból ún. Beruházási aktát létrehozni.

6.24.2 A BvOP lebonyolítónak Munkanaplót (6. számú függelék) kell vezetnie, mely az adott beruházás aktájának mellékletét képezi.

6.24.3 Az aktához Iratjegyzéket (5. számú függelék) kell csatolni, melyre kronológiai sorrendben fel kell vezetni a lefűzött iratokat, dokumentumokat.

6.24.4 Minden egyes beruházási aktába Ellenőrző lapot (7. számú függelék) kell helyezni, melyet a BvOP lebonyolítónak vezetnie kell abban az esetben, ha az aktából eredeti példányban ad ki iratot.

Iratot a Beruházási aktából lehetőség szerint másolati példányban kell kiadni. Másolati példány készítését nem kell feljegyezni az Ellenőrző lapra.

6.25 Aktiválás

A beruházások fajtájától függetlenül a tárgyi eszköz rendeltetésszerű használatbavételének napjáig (sikeres üzembe helyezés napjáig) a BvOP GF felelős a beruházás aktiválásának előkészítéséért és elvégzéséért.

A beruházás lezárásaként térítés nélküli átadás-átvételt - melynek során a beruházási érték a BvOP könyveiből átkerül a fogadó bv. szerv könyveibe - kell lebonyolítani, mely végrehajtásáért a BvOP GF főosztályvezetője felel.

6.26 Beruházások kiértékelése

6.26.1 Az egyes beruházásokról ún. Értékelési dokumentációt (8. számú függelék) kell vezetnie a BvOP lebonyolítónak.

Az értékelési dokumentációnak valamennyi szerződés teljesítésének értékelésére (tervezési szerződés, műszaki ellenőrzésre kötött szerződés, művezetői tevékenységre kötött szerződés, kivitelezési, stb. vállalkozói szerződés) ki kell terjednie.

6.26.2 Az egyes beruházások Értékelési dokumentációját a beruházás kezdeti időpontjától kell vezetni.

A szerződő felek mulasztásait dátum és a probléma szerint kell feltüntetni.

6.26.3 Az Értékelési dokumentáció tartalma térjen ki arra, hogy a kiviteli és megvalósulási tervek között van-e eltérés.

Eltérés esetén annak okait és az azt engedélyezőt (hatóság / személy, stb.) fel kell tüntetni.

6.26.4 Az Értékelési dokumentációban a felmerült problémákra javasolt és megtett intézkedéseket rögzíteni kell.

6.26.5 A kiértékelés alapjául szolgálnak a beruházási javaslatban megfogalmazott követelmények, figyelembe véve a jótállási és szavatossági kötelezettségeket is.

6.26.6 Az összes tárgyévi beruházási Értékelési dokumentációból ún. Központi beruházási értékelési dokumentációt (9. számú függelék) állít össze a BvOP BEF főosztályvezetője minden év december 31-éig.

6.26.7 A Központi beruházási értékelési dokumentációt az országos parancsnok gazdasági helyettesének és az országos parancsnoknak is meg kell küldeni.

6.26.8 A BvOP lebonyolítónak az Értékelési dokumentációról összefoglaló írásbeli tájékoztatást kell adnia az átadás-átvételi eljárás lezárultát követő 22 munkanapon belül a BvOP BEF főosztályvezetője részére.

6.26.9 A BvOP lebonyolítónak a kötelező / vállalt utófelülvizsgálati eljárások befejezése után - 22 munkanapon belül - le kell zárnia az értékelési dokumentációt, rövid, a beruházás egészét értékelő Záradék (10. számú függelék) elkészítésével.

6.27 A központi beruházásokkal kapcsolatos egyéb nyilvántartási feladatok

A BvOP BEF-en folyamatos nyilvántartást kell vezetni:

a) a beérkezett beruházási javaslatokról;

b) a rendelkezésre álló beruházási keretekről (beruházásonként);

c) az egyes beruházások pénzügyi keret szükségletéről;

d) az egyes beruházások megvalósítására kötött tervezői, kivitelezői és egyéb szerződések összegéről.

VII. Az intézeti / intézményi beruházások lebonyolításának rendje

7.1 Intézeti / intézményi beruházás esetén a beruházás lebonyolításáért a bv. szerv vezetője a felelős.

7.1.1 A bv. szerv meghatározott építési célt saját bonyolításban csak abban az esetben tervez(tet)het, engedélyeztethet és bonyolíthat le, ha a cél megvalósításához biztosítja a jogszabályokban meghatározott szakképzettségű, jogosultságú tervező, kivitelező, műszaki ellenőrzésre jogosult szakembert. A fenti feladatokat a bv. szerv megbízási szerződés alapján külső szakemberrel is végeztetheti.

7.1.2 Meghatározott építési cél megvalósítását a bv. szerv saját kivitelezésben abban az esetben végezheti, ha ehhez rendelkezik a megfelelő műszaki és tárgyi feltételekkel, a jogszabályokban előírt szakképzettségű személyi állománnyal, a cél megvalósítása nem zavarja a bv. szerv alaptevékenységi feladatainak ellátását és folyamatos működőképessége megtartását.

Saját kivitelezésben beruházási tevékenység csak úgy végezhető, ha azt az érvényben lévő jogszabályokban előírt szakképesítésnek megfelelő felelős műszaki vezető irányítja, aki lehet a büntetés-végrehajtási testület alkalmazottja is.

7.1.3 Az egyes beruházások végrehajtása:

a) a műszaki tartalom és a műszaki követelmények pontos meghatározása;

b) szükséges tervezések, tervdokumentáció biztosítása, azok véleményezése, hatósági engedélyeztetés;

c) egyéb hatósági engedélyeztetési eljárások;

d) beszerzési / közbeszerzési eljárás(ok) lefolytatása;

e) szerződések előkészítése, megkötése;

f) kivitelezés végrehajtása;

g) kivitelezés felügyelete, műszaki ellenőrzése;

h) műszaki átadás-átvételi eljárás;

i) teljesítések elszámolása, kifizetések;

j) használatbavételi / üzemeltetési engedély beszerzése;

k) a beruházás lezárása;

l) aktiválás;

m) beruházás kiértékelése.

7.2 A műszaki tartalom és műszaki követelmények pontos meghatározása

7.2.1 A beruházás megkezdése előtt a beruházási javaslatban (lásd: 4.1.1 pont, 1. számú függelék) jelzett megvalósítandó műszaki feladat aktualizálása és részletes kidolgozása szükséges.

7.2.2 A műszaki tartalom meghatározása során az elvégzendő munkákat minél pontosabban kell behatárolni és mérhetővé tenni. A vállalkozási díjak vizsgálatának egyszerűbbé tétele érdekében, célszerű az egyes munkálatok szakterületeként történő megbontása is (pl.: építőipari munkák, biztonságtechnikai munkák, informatikai, híradástechnikai munkálatok, egészségügyi tevékenységgel kapcsolatos építési munkálatok, stb.).

7.2.3 A műszaki tartalom meghatározásába be kell vonni a bv. szerv szervezeti egységei és az önálló szakterületek vezetőit (a továbbiakban együtt: intézeti szakterületi vezetők). Indokolt esetben a BvOP szakmai segítségét kell kérni.

7.3 A beruházás indítása

7.3.1 Az intézetparancsnoki engedélyokiratot (11. számú függelék) a beruházással érintett bv. szerv Gazdasági Osztálya (a továbbiakban: GO) készíti el és hivatali úton intézet parancsnoki jóváhagyásra terjeszti fel.

7.3.2 Intézeti / intézményi beruházás kizárólag jóváhagyott intézetparancsnoki engedélyokirat birtokában kezdhető meg.

7.3.3 Bv. szerv köteles a jóváhagyott intézetparancsnoki engedélyokirat egy példányát - a jóváhagyást követő 5 munkanapon belül - a BvOP BEF főosztályvezetője részére megküldeni.

7.3.4 Amennyiben a meghatározott építési cél előkészítése, kivitelezése során nyilvánvalóvá válik, hogy a célra jóváhagyott éves előirányzatból a cél nem valósítható meg, akkor a beruházással érintett bv. szerv parancsnoka az építési cél megvalósítására irányuló szerződést - csak a BvOP BEF főosztályvezetőjének előzetesen írásban megadott hozzájárulásával - kötheti meg, illetve módosíthatja, valamint hagyhatja jóvá a módosított intézetparancsnoki engedélyokiratot. A hozzájárulás iránti kérelmet megfelelő indokolással ellátva kell megküldeni.

7.4 Szerződés-bejelentési kötelezettség

7.4.1 Amennyiben a beruházással érintett bv. szerv nem rendelkezik a megfelelő személyi és tárgyi feltételekkel a beruházás lebonyolítására és / vagy kivitelezésére, akkor csak a BvOP BEF főosztályvezetőjének előzetes írásbeli hozzájárulásával köthet az adott beruházás lebonyolítására és / vagy kivitelezésére irányuló szerződést. A hozzájárulás iránti kérelmet megfelelő indokolással ellátva kell megküldeni.

7.4.2 Amennyiben a beruházással érintett bv. szerv rendelkezik a megfelelő személyi és tárgyi feltételekkel a beruházás lebonyolítását és / vagy kivitelezését illetően, akkor az erre irányuló szerződés megkötését követően köteles - 5 munkanapon belül - a BvOP BEF főosztályvezetőjét írásban tájékoztatni.

7.5 Szükséges tervezések, tervdokumentáció biztosítása, azok véleményezése, hatósági engedélyeztetés

7.5.1 A tervek (vázlat, engedélyezési, létesítési, kiviteli, stb.), tervdokumentációk elkészítéséről / elkészíttetéséről és engedélyeztetéséről a bv. szerv gazdasági osztálya (a továbbiakban: GO) osztályvezetője gondoskodik.

7.5.2 A BvOP személyi állományának kijelölt tagjai együttműködni kötelesek a tartalmi elemek kialakítását illetően.

7.5.3 A tervek intézeti szakterületi vezetőkkel történő megismertetése és véleményeztetése (tervegyeztetés) a GO osztályvezetőjének feladata.

A tervegyeztetésre - annak tervezett időpontja előtt legalább 8 munkanappal - a GO osztályvezetője hívja meg az intézeti szakterületi vezetőket. Ezzel egyidejűleg köteles biztosítani a felkészüléshez szükséges - megfelelő tartalmú és példányszámú - dokumentációt.

7.5.4 Amennyiben a tervegyeztetés során a szakterületek között szakmai nézeteltérés mutatkozik, akkor törekedni kell a megegyezésre. Amennyiben ez nem érhető el a GO osztályvezetőjének javaslata alapján a bv. szerv vezetője dönt.

Ugyancsak így kell eljárni ha a tervek ellenőrzése során javítási, módosítási igény lép fel.

7.5.5 A jogerős építési, létesítési engedélyezési, kiviteli tervek mellékleteként az adott munka tényleges költségvetését a GO-nak kell biztosítania. A költségvetést össze kell vetni a korábban felterjesztett beruházási javaslatban szereplő becsült értékkel.

Számottevő eltérés esetén meg kell vizsgálni annak okát.

7.5.6 Amennyiben a tervezési és engedélyeztetési eljárással összefüggő feladatokat - megbízás alapján - tervezőiroda látja, akkor az elkészült és hatóság által engedélyezett tervdokumentációt és szakhatósági engedélyek két (egy eredeti, egy másolati) példányát, valamint - lehetőség szerint - a tervdokumentáció két elektronikus változatát (adathordozón, melyek közül az egyik az általa, a másik pedig a BvOP által használt tervező program fájlformátumában került rögzítésre) a vállalkozó a bv. szerv részére köteles átadni. Az átadáskor a vállalkozónak nyilatkozatban kell garantálnia azt, hogy az írott és az elektronikus dokumentációk egymással mindenben megegyezők. Ezeket a vállalkozási szerződésben rögzíteni kell.

7.5.7 Bv. szerv köteles gondoskodni arról, hogy az engedélyezett tervek továbbá szakhatósági engedélyek legalább egy példányban - elektronikus formában is - a BvOP BEF BO rendelkezésére álljanak.

7.5.8 A bv. szerv köteles Tervtárat kialakítani a rendelkezésre álló tervekből.

7.5.9 A tervdokumentációk nyilvántartása és megőrzése a GO, az elektronikus változatok nyilvántartása és archiválása pedig az Informatikai Osztály vezetőjének feladata.

7.6 Egyéb hatósági engedélyeztetési eljárások

7.6.1 Építési engedélyhez nem kötött engedélyeztetési eljárás esetén a beruházással érintett bv szerv látja el a hatósági, szakhatósági, közszolgáltatói engedélyeztetési eljárással összefüggő feladatokat.

7.6.2 A bv. szerv a beszerzett hatósági, szakhatósági, közszolgáltatói engedélyek dokumentálásáról és nyilvántartásáról a folyamatosan vezetett Iratjegyzéket (5. számú függelék) is tartalmazó beruházási aktával gondoskodik.

7.6.3 A bv. szerv a részére megküldött tervdokumentációk, hatósági, szakhatósági és közszolgáltatói engedélyek dokumentálásáról, nyilvántartásáról és megőrzésről ugyancsak gondoskodni köteles.

7.7 Műszaki és egyéb beruházási dokumentumok kezelése

7.7.1 Az adott beruházással kapcsolatban keletkező valamennyi iratot, dokumentumot iktatószámmal ellátva, rendszerezett módon, katalogizálva, keletkezésüknek megfelelő időrendi sorrendben, beruházásonként külön-külön dossziéban (Beruházási akta), folyamatosan vezetett tartalomjegyzékkel (Iratjegyzék - 5. számú függelék) ellátva kell nyilvántartani. A beruházási aktában elhelyezett iratok nyilvántartásának vezetéséért a beruházás lebonyolításáért felelős személyi állományi tag (a továbbiakban: intézeti lebonyolító), ellenőrzéséért pedig a bv. szerv GO osztályvezetője a felelős.

7.7.2 A beruházási aktát az utófelülvizsgálati / vállalt utófelülvizsgálati eljárás lezárultát követő 22 munkanap elteltével az intézeti lebonyolító a bv. szerv Irattárába leteheti.

7.7.3 A beruházási akta a bv. szerv Irattárából visszakérhető, amennyiben további feladat adódik a lezárt beruházással kapcsolatban.

7.8 Ütemterv készítése (az elvégzendő feladatok műszaki és időtartam meghatározása)

7.8.1 Valamennyi beruházásnál szakaszonként (előkészítés, kivitelezés, stb.) kötelező az ütemterv készítése.

7.8.2 A beruházási javaslat összeállításakor az ütemtervet a javaslattevő készíti el.

7.8.3 A kivitelezési folyamat ütemtervének / ütemterveinek elkészítése a kivitelező feladata, ezért ezt a kivitelezésre irányuló szerződésben is rögzíteni kell.

7.8.4 Az ütemtervek tartalmára nézve az intézeti lebonyolító és a BvOP BEF BO osztályvezetője határozhat meg követelményeket.

7.9 Beszerzési / Közbeszerzési eljárás(ok) lefolytatása

7.9.1 A bv. szerv köteles az intézeti / intézményi beruházások megvalósítását a mindenkor hatályos jogszabályokban rögzítettek szerint versenyeztetni.

7.9.2 A beruházást kivitelező vállalkozás(ok) kiválasztásánál a lehető legkörültekintőbben kell eljárni.

7.9.3 A beruházás tervezett bekerülési értékétől függően szükségessé válhat közbeszerzési eljárás lefolytatása.

7.9.4 A versenyeztetés során a közbeszerzésről szóló 2003. évi CXXIX. törvény, valamint a bv. szerv Közbeszerzési Szabályzatának rendelkezéseit megfelelően alkalmazni kell.

7.9.5 Közbeszerzések bonyolítását végző vállalkozás vagy ügyvédi iroda csak abban az esetben bízható meg a közbeszerzési eljárás lebonyolítására, amennyiben azt a beruházás bonyolultsága vagy a beszerzés értéke indokolja, illetve jogszabály írja elő.

7.9.6 A közbeszerzési törvény hatálya alá nem tartozó beruházások esetén legalább három - de lehetőség szerint több - ajánlat egyidejű bekérése szükséges, a beruházás teljesítésére alkalmas vállalkozásoktól. Az ajánlatok nyilvántartásáról, összehasonlíthatóságáról gondoskodni, értékelésüket pedig jegyzőkönyvben rögzíteni kell.

7.9.7 A pontos műszaki tartalom meghatározása érdekében - amennyiben szükséges - a vállalkozások képviselőit helyszíni bejárás(ok)ra kell hívni. Velük kell elvégeztetni az elvégzendő munkák felmérését. A helyszíni bejárás(ok)on a vállalkozóknak egyidőben kell jelen lenniük.

A helyszíni bejárás(ok)ról jegyzőkönyv felvétele kötelező.

A nyertes ajánlattevővel kötendő vállalkozási szerződésben rögzíteni kell, hogy árajánlata a saját felmérésén alapul.

7.9.8 A kivitelező a beérkezett ajánlatok alapján kerül kiválasztásra.

A vállalkozások kiválasztásánál fokozottan kell ügyelni arra, hogy ne sérüljenek a versenysemlegesség szabályai.

7.9.9 A kivitelező kiválasztásakor ellenőrizni kell a vállalkozás vagy gazdasági társaság tulajdonosi szerkezetét, tőkeerejét, működési eredményeit, tevékenységi körét és az addigi tevékenységéből származó adatait.

7.10 Szerződések előkészítése, megkötése, nyilvántartása

7.10.1 A kivitelezőnek ajánlatát az engedélyezési, létesítési, kiviteli tervek, azok műszaki leírásai, valamint a helyszíni bejárás(ok) alapján kell összeállítania. Ezt a kivitelezésre irányuló szerződésben rögzíteni kell.

7.10.2 A beruházási célú szerződések tartalmi elemeinek megállapítása, a többi szerződő féllel való megismertetése, megtárgyalása, a szerződés szövegének megszerkesztése, aláírattatása, ellenjegyeztetése a beruházással érintett bv. szerv feladata.

Amennyiben a beruházással érintett bv. szerv alkalmazásában van jogtanácsos, akkor a szerződés megszerkesztésére, ellenjegyzésére nem lehet megbízási szerződést kötni.

7.10.3 A vállalkozási szerződés(ek) csak azokat a tevékenységeket illetve munkafolyamatokat tartalmazhatják, amelyeket a bv. szerv nem tud ellátni.

7.10.4 Az egyes kivitelezési tevékenységekhez, munkafolyamatokhoz a bv. szerv lehetőség szerint vegyen igénybe fogvatartotti munkaerőt.

7.10.5 A szerződés előkészítése és megkötése során kötelező azokat a tartalmi elemeket beépíteni a szerződésbe, amelyek a büntetés-végrehajtási szervezet számára biztosítják a vállalt tevékenység megfelelő minőségű elvégzését. Különös figyelmet kell fordítani a szerződési biztosítékok - a beruházó bv. szerv és a lebonyolító bv. szerv érdekeit szolgáló - mellékkötelezettségek (pl.: jótállás, kötbér, kamat, bánatpénz, bankgarancia, stb.) széleskörű alkalmazására.

7.10.6 A szerződésben elsősorban jólteljesítési garanciát kell kikötni.

A szerződések szerkezetéről, azok elengedhetetlen tartalmi elemeiről módszertani útmutató rendelkezik.

7.10.7 A beruházási célú szerződések nyilvántartásáról, ún. Szerződéstárban való kezeléséről, a beruházással érintett bv. szerv parancsnokának rendelkezése alapján a GO vagy a jogtanácsos gondoskodik.

7.10.8 A beruházási célú szerződések egy eredeti példányának és esetleges módosításainak megküldése a BvOP BEF részére a bv. szerv feladata.

7.11 A vállalkozók / szállítók minősítése

Ismétlődő beruházási tevékenységek lebonyolításánál célszerű előminősítési eljárást lefolytatni a vállalkozások adatai alapján (mérleg, eredmény-kimutatás, referenciák, pénzügyi fizetési feltételek, rendelkezésre állás, stb.), a vállalkozók gyors kiválasztása érdekében. A folyamatos piackutatással kapcsolatos feladatokat - lehetőség szerint - a bv. szerv GO látja el.

7.12 Szükséges gépek, berendezések, anyagok, alkatrészek beszerzése

A beruházással összefüggésben szükségessé válhat (akár költségcsökkentés miatt), hogy a beruházás lebonyolításáért felelős bv. szerv a vállalkozótól függetlenül saját beszerzéssel is éljen. A beszerzés során a beszerzendő termékek mindegyikének meg kell felelnie az elvárt minőségnek (műbizonylat, minőségi tanúsítvány, megfelelőségi tanúsítvány, stb. beszerzése). Kiemelt figyelmet kell fordítani arra, hogy a gyártó által biztosított termékszavatosságot szakszerűtlen beépítéssel ne veszítse el a bv. szerv, ezért ha az adott gép, berendezés beépítése külső vállalkozás által történik a vállalkozási szerződés tartalma terjedjen ki erre a körülményre is.

7.13 Belső megbízások (megrendelők) kiadása szükség esetén

A beruházás lebonyolítása során a résztvevő személyi állomány feladatainak konkretizálása, a felelősség és hatáskörök szigorú rögzítése szükséges.

Az intézetparancsnoki engedélyokiratban (11. számú függelék) meg kell jelölni azokat a személyeket, akik részt vesznek a beruházási folyamatban. A kijelölt személyek akadályoztatása esetén helyettesítésükről is gondoskodni kell. A engedélyokiratban a helyettesek személyét is fel kell tüntetni.

7.14. Kivitelezés végrehajtása

7.14.1 A kivitelezési munka - engedélyköteles tevékenység esetén csak jogerős építési / létesítési engedély, illetve - (hatóság, közszolgáltató, műszaki ellenőr, bv. szerv) által jóváhagyott kiviteli tervek, költségvetés, kivitelezői ajánlat - a bv. szerv jogi képviseletét ellátó jogtanácsos, továbbá a bv. szerv gazdasági vezetője által ellenjegyzett, a bv. szerv parancsnoka részéről megkötött - kivitelezői szerződés és a jogszabályokban előírt hatósági / közszolgáltatói engedélyek, hozzájárulások, bejelentések birtokában kezdhető meg.

7.14.2 Saját kivitelezés esetén a kivitelezést végző bv. szerv kötelessége mindazon előírások betartása, melyet bármely más külső kivitelezőnek is be kellene tartania.

7.14.3 A saját kivitelezés csak akkor kezdhető meg, ha a bv. szerv rendelkezik a cél megvalósításához felelős műszaki vezetővel, annak aláírásával igazolt tervdokumentációval, költségvetéssel.

7.14.4 Szükség esetén - a beruházás során beépítésre kerülő főbb / speciális anyagok, berendezések megfelelőségének elbírálása céljából - kivitelezés során is szakterületi egyeztetéseket kell tartani, melyre - a tervegyeztetéssel kapcsolatos eljárásrend szerint (7.5.3 pont) - meg kell hívni az érintetteket.

7.14.5 A kivitelezés megkezdésének időpontjáról - a büntetés-végrehajtás jelentési és adatszolgáltatási rendszeréről kiadott OP intézkedésben foglaltak szerint - a BvOP BEF főosztályvezetőjét a bv. szerv parancsnokának tájékoztatnia kell.

7.14.6 A kivitelezés során felmerülő problémákat az intézeti lebonyolító köteles a bv. szerv GO osztályvezetőjének haladéktanul jelezni.

7.14.7 A kivitelezés során felmerülő problémák esetében - amennyiben azt a bv. szerv nem tudja megoldani - a BvOP BEF BO-ának segítsége kérhető. A BvOP BEF BO feladata a szükséges segítséget megadni a kivitelezés során a bv. szervnek. Amennyiben indokolt helyszíni bejárást is kell tartani.

7.14.8 Építési Napló nélkül kivitelezési munka nem folytatható.

7.14.9 A kivitelező köteles építési munka esetén, annak megkezdésétől a befejezéséig naprakészen Építési Naplót és - amennyiben a jogszabály másként nem rendelkezik - az azt kiegészítő mellékleteket (Felmérési Napló, stb.) vezetni.

7.14.10 A bv. szerv GO-nak, mint a beruházást bonyolító szervezeti egységnek meg kell követelnie a kivitelezőtől a jogszabályokban meghatározott dokumentumok folyamatos vezetését.

7.14.11 A kivitelezés során a tervektől való eltérés csak a BvOP BEF főosztályvezetőjének engedélyével történhet. A tervtől való eltérésre - a kivitelezés során - a bv. szerv vezetője, a kivitelező vagy a BvOP BEF BO osztályvezetője tehet javaslatot.

A terv(ek)től való eltérést - indokolással ellátva - írásban rögzíteni kell (pl.: Építési Napló, jegyzőkönyv stb.).

Az eltérések pénzügyi következményeiről a szerződő feleknek írásban kell rendelkezniük.

Szükség esetén az eltérések az intézeti szakterületi vezetőkkel, a műszaki ellenőrrel, a tervezővel és a kivitelezővel - időben - történő megismertetése és véleményeztetése a bv. szerv GO osztályvezetőjének feladata.

7.14.12 A kivitelezés során keletkezett hulladékok gyűjtéséről, nyilvántartásáról, ártalmatlanításáról a kivitelezést végzőnek kell saját költségén gondoskodnia. Erről a tevékenységre kötött szerződésben is rendelkezni kell.

7.15 Kivitelezés felügyelete, műszaki ellenőrzése

7.15.1 A beruházási tevékenység során műszaki ellenőr bevonása kötelező.

7.15.2 A kivitelezés műszaki ellenőrzéséről a bv. szerv köteles gondoskodni.

7.15.3 Műszaki ellenőr bevonása - esztétikai jellegű építési tevékenység esetén - a BvOP BEF BO osztályvezetőjének véleménye alapján mellőzhető.

7.15.4 Az intézetparancsnoki engedélyokiratban rögzíteni kell, hogy az adott beruházás esetében - amennyiben azt jogszabály nem írja elő - szükséges-e műszaki ellenőr közreműködése, illetőleg azt is, hogy a tevékenységet a bv. szerv személyi állományának tagja, vagy megbízási szerződés alapján külső szakember lássa el.

7.15.5 Műszaki ellenőri tevékenységet csak olyan személy végezhet, aki a kivitelezési tevékenység jellegének megfelelő jogosultsággal rendelkezik és szerepel a Műszaki Ellenőri Névjegyzékben, amelyet az építés-felügyeleti feladatokat ellátó szerv (megyei, fővárosi közigazgatási hivatal) vezet.

7.15.6 A megfelelő műszaki ellenőri jogosultság ellenőrzése a bv. szerv GO osztályvezetőjének a feladata.

7.15.7 A műszaki ellenőr feladatai - a vonatkozó jogszabályban foglaltak végrehajtásán túl - az alábbiak:

a) részt vesz a kiviteli tervegyeztetéseken;

b) elvégzi a számlázás feltételeként előírt vállalkozói teljesítésigazolások kiadását;

c) a tervektől való eltérés esetén értesíti a bv. szerv GO osztályvezetőjét;

d) a kivitelezéssel kapcsolatos észrevételeiről építési naplóbejegyzést tesz, illetve a kivitelezői bejegyzésre az előírt határidőn belüli válaszokat megadja;

e) részt vesz a kooperációs értekezleteken;

f) tájékoztatja a lebonyolítást (adott esetben a kivitelezést) végző bv. szervet;

g) a vállalkozó készre jelentése alapján, a műszaki átadás-átvétel időpontjára a bv. szerv parancsnokának - legalább 15 munkanappal korábban - javaslatot tesz, akinek döntése alapján a műszaki átadás-átvételi eljárást megszervezi. (A BvOP , illetve az intézeti szakterületi vezetők értesítéséről - a tervegyeztetésnél meghatározott eljárásrend szerint /7.5.3 pont/ - a bv. szerv GO osztályvezetője gondoskodik);

h) a helyszíni átadás-átvételi eljárás keretében elvégzi az elkészült munkarészek, illetve valamennyi létesítmény rendeltetésszerű használatára való alkalmasságának minősítését, a nem I. osztályú munkarészek osztályba sorolását, összeállítja a mennyiségi és minőségi hibajegyzéket és intézkedik a hibajavítási és hiánypótlási munkák elvégzésére, erről a lebonyolítást (adott esetben a kivitelezést) végző bv. szervet értesíti;

i) szerződésszerű teljesítés esetén a műszaki átadás-átvételi jegyzőkönyvet aláírja, javaslatot tesz a lebonyolítást végző bv. szerv részére az átvételre;

j) teljességi és tartalmi követelmények figyelembevételével ellenőrzi az átadási dokumentációban foglaltakat, azokat átveszi és az intézeti lebonyolító részére rendszerezetten átadja;

k) a hiba- és hiánypótlási munkákat átveszi, és a létesítmény rendeltetésszerű használatra való alkalmassága esetén javaslatot tesz az átadás-átvételi eljárás lezárására;

l) pótmunka felmerülése esetén tájékoztatja a lebonyolítást végző bv. szervet annak szükségességéről;

7.15.8 A műszaki ellenőrzésre kötött megbízási szerződésben rögzíteni kell a fenn felsorolt feladatokat.

7.15.9 A műszaki ellenőrzés a kiviteli tervegyeztetésekkel kezdődik és a kötelező / vállalt utófelülvizsgálati eljárás lezárásával fejeződik be.

7.15.10 Műszaki ellenőr bevonása nélkül lebonyolított beruházás esetén az előzőekben felsorolt műszaki ellenőri / műszaki ellenőrzési feladatokat az intézeti lebonyolító végzi.

7.15.11 A BvOP BEF jogosult a beruházás kivitelezésének szakmai ellenőrzésére.

7.16 Műszaki szabályozás

7.16.1 A beruházással összefüggésben szükséges lehet a korábbi technológiai folyamatok üzemeltetésének és karbantartásának újraszabályozása, melyet még a beruházás lezárása előtt kell megtenni. A tevékenység elvégzése a bv. szerv GO feladatát képezi.

7.17 A készrejelentés

7.17.1 Amennyiben a kivitelező az építési célt megvalósította, erről a bv. szerv parancsnokát írásban - az átadás-átvételi eljárás tervezett időpontja előtt legalább 22 munkanappal, cégszerűen aláírt iratban - köteles értesíteni.

7.17.2 Amennyiben megbízási szerződés alapján műszaki ellenőr is tevékenykedik a beruházásban, akkor az előző pontban meghatározottak szerinti készrejelentést a kivitelező a műszaki ellenőr részére foganatosítja.

7.17.3 A fenti pontokban meghatározottakat a vállalkozási szerződésekben / megbízásokban is rögzíteni kell.

7.17.4 Az átadás-átvételi eljárás megkezdésének napját - a kivitelezővel és amennyiben részt vesz a beruházásban, akkor a műszaki ellenőrrel egyetértésben - a bv. szerv parancsnoka határozza meg.

7.18 A műszaki átadás-átvételi eljárás

A kivitelező - amennyiben részt vesz a beruházásban a műszaki ellenőr - és a bv. szerv parancsnoka egyetértésben módosíthatják az átadás-átvételi eljárás megkezdésének napját.

A műszaki átadás-átvételi eljárás időpontjáról - legalább 14 munkanappal korábban - a bv. szerv parancsnoka értesíti a BvOP, illetve az intézeti szakterületi vezetőket.

7.18.1 A kivitelezési munka átadásával egy időben - 2 példányban - el kell készíttetni a kivitelezővel az adott munka Átadási dokumentációját (ezt a szerződésben is rögzíteni kell). Az Átadási dokumentáció tartalmazza mindazokat az alább felsorolt iratokat, amelyek az adott kivitelezéssel kapcsolatos később felmerülő problémákra választ adhatnak:

a) jogerős építési / létesítési engedélyezési dokumentáció;

b) megvalósulási tervdokumentáció, a jóváhagyott kiviteli tervdokumentációtól való eltérések okaival, engedélyeivel;

c) igazolt építési / felmérési naplók és azok mellékletei;

d) kivitelezői nyilatkozatok;

e) beépített anyagok, berendezések minőségi-, megfelelőségi bizonyítványai, tanúsítványai;

f) szabványossági felülvizsgálatok és vizsgálati jegyzőkönyvek;

g) magyar nyelvű gépkönyvek, dokumentációk, kezelési-karbantartási utasítások;

h) beépített anyagok, berendezések garancialevelei;

i) kezelési-, oktatási jegyzőkönyvek;

j) hatósági és közmű nyilatkozatok;

k) egyéb nyomás-, tömörségi-, vízállósági- és működési próba, üzembe helyezési, beüzemelési, szolgáltatói átvételi jegyzőkönyvek, dokumentumok;

l) a vállalkozó által vállalt garanciális és jótállási többlet feltételek dokumentumai;

m) műszaki átadás-átvételi jegyzőkönyv (mely kötelező, attól el nem válaszható mellékletének tételesen tartalmaznia kell az átvett iratok / dokumentációk jegyzékét);

7.18.2 Az átadás-átvételi eljárás során - többek között - ellenőrizni kell az átadási dokumentáció, az átvételre kerülő iratok / dokumentációk teljességét, megfelelősségét, melyért az intézeti lebonyolító felel.

7.19 Teljesítések elszámolása, kifizetések

7.19.1 Kiemelt figyelmet kell szentelni annak, hogy a szerződésben rögzített feltételek és a tervekben leírt műszaki tartalom szerint történjen meg a pénzügyi elszámolás (határidők figyelése, részteljesítések, kötbérezés, bankgarancia érvényesítése és felszabadítása, stb.).

7.19.1.1 Az intézeti lebonyolító javaslata és a műszaki ellenőr által elvégzett teljesítésigazolás alapján a számlát a bv. szerv parancsnoka igazolhatja le.

7.19.1.2 A bv. szerv parancsnoka a benyújtott végszámlát csak abban az esetben igazolhatja le ha a műszaki átadás-átvételi eljárás eredményesen zárult, továbbá amennyiben a szerződés bankgarancia nyújtását írja elő a vállalkozó az eredeti bankgarancia nyilatkozatot átadta, illetőleg amennyiben a szerződés egyéb feltételek teljesülését is előírta, abban az esetben ha azok is teljesültek.

7.19.2 A bv. szerv parancsnoka által leigazolt számlát haladéktalanul meg kell küldeni a bv. szerv GO-nak.

7.19.3 A beruházással kapcsolatos számlák kifizetéséért, a számlák nyilvántartásáért a bv. szerv GO osztályvezetője felel.

7.20 Használatbavételi / üzemeltetési engedély beszerzése

7.20.1 Ha az építmény építése, bővítése, elmozdítása, felújítása, helyreállítása, átalakítása vagy korszerűsítése (építési / létesítési / közüzemi szolgáltatói) engedély köteles volt, akkor a bv. szervnek használatbavételi / üzemeltetési engedélyt kell kérnie.

A munkavédelmi üzembe helyezéshez a 12. számú függelék kitöltése szükséges.

7.20.2 A használatbavételi / üzemeltetési engedély kiadását követően - 22 munkanapon belül - el kell készíttetni a feltüntetési vázrajzot és azt meg kell küldeni a területileg illetékes földhivatalnak, továbbá intézkedni kell az ingatlan ingatlan-nyilvántartásba történő bejegyzésére.

A feladatok végrehajtásáról a bv. szerv parancsnoka gondoskodik.

7.21 Kezelési és karbantartási utasítások elkészítése, érvényesítése, elosztása

A beruházás megvalósításával párhuzamosan a bv. szerv GO elkészíti a technológiai folyamatoknak megfelelő kezelési és karbantartási utasításokat. A szabályozás során esetlegesen a gyártó(k) által kiadott dokumentációkat, az érvényes jogszabályi előírásokat és a speciális büntetés-végrehajtási feltételeket kell alapul venni.

Az utasítások érvényesítése és elosztása a bv. szerv GO osztályvezetőjének feladatát képezi.

7.22 A beruházások lezárása:

7.22.1 A beruházás akkor tekinthető befejezettnek, ha a műszaki átadás-átvételi / üzembe helyezési / használatbavételi / üzemeltetési eljárások eredményes lezárását követően a használatbavételi / üzemeltetési engedélyt a bv. szerv megkapta és üzembe helyezte.

7.22.2 A pénzügyi lezárás keretében a bv. szerv parancsnoka a - fel nem használt - maradvány elvonására, illetve átcsoportosítására javaslatot tesz a BvOP BEF főosztályvezetőjének.

7.23 Dokumentálás a beruházással érintett szervnél

7.23.1 A bv. szerv és a BvOP BEF BO egyaránt köteles valamennyi, a beruházáshoz kapcsolódó dokumentumot nyilvántartani, megőrizni és azokból ún. Beruházási aktát létrehozni.

7.23.2 Az intézeti lebonyolítónak Munkanaplót (6. számú függelék) kell vezetnie, mely az adott beruházás aktájának mellékletét képezi.

7.23.3 Az aktához Iratjegyzéket (5. számú függelék) kell csatolni, melyre kronológiai sorrendben fel kell vezetni a lefűzött iratokat, dokumentumokat.

7.23.4 Minden egyes beruházási aktába Ellenőrző lapot (7. számú függelék) kell helyezni, melyet az intézeti lebonyolítónak vezetnie kell abban az esetben, ha az aktából eredeti példányban ad ki iratot.

Iratot a Beruházási aktából lehetőség szerint másolati példányban kell kiadni. Másolati példány készítését nem kell feljegyezni az Ellenőrző lapra.

7.24 Aktiválás

A beruházások fajtájától függetlenül a tárgyi eszköz rendeltetésszerű használatbavételének napjáig (sikeres üzembe helyezés napjáig) a bv. szerv GO felelős a beruházás aktiválásának előkészítéséért és elvégzéséért.

7.25 Beruházások kiértékelése

7.25.1 Az egyes beruházásokról ún. Értékelési dokumentációt (8. számú függelék) kell vezetnie az intézeti lebonyolítónak.

7.25.2 Az egyes beruházások Értékelési dokumentációját a beruházás kezdeti időpontjától kell vezetni.

A szerződő felek mulasztásait dátum és a probléma szerint kell feltüntetni.

7.25.3 Az Értékelési dokumentáció tartalma térjen ki arra, hogy a kiviteli és megvalósulási tervek között van-e eltérés.

Eltérés esetén annak okait és az azt engedélyezőt (hatóság / személy, stb.) fel kell tüntetni.

7.25.4 Az Értékelési dokumentációban a felmerült problémákra javasolt és megtett intézkedéseket rögzíteni kell.

7.25.5 A kiértékelés alapjául szolgálnak a beruházási javaslatban megfogalmazott követelmények, figyelembe véve a jótállási és szavatossági kötelezettségeket is.

7.25.6 A bv. szervek az összes tárgyévi beruházási értékelési dokumentációkból intézeti / intézményi beruházási értékelési dokumentációt (13. számú függelék) kötelesek összeállítani minden év december 31-éig.

7.25.7 Az intézeti / intézményi beruházási értékelési dokumentációt a BvOP BEF főosztályvezetőjének kell haladéktalanul megküldeni.

7.25.8 Az intézeti lebonyolítónak az Értékelési dokumentációról összefoglaló írásbeli tájékoztatást kell adnia az átadás-átvételi eljárás lezárultát követő 22 munkanapon belül a bv. szerv parancsnoka részére.

7.25.9 Az intézeti lebonyolítónak kötelező / vállalt utófelülvizsgálati eljárások befejezése után 22 munkanapon belül le kell zárnia az értékelési dokumentációt rövid, a beruházás egészét értékelő Záradék (10. számú függelék) elkészítésével.

7.26 Az intézményi / intézeti beruházásokkal kapcsolatos egyéb nyilvántartási feladatok:

a) a rendelkezésre álló beruházási keretekről (beruházásonként);

b) az egyes beruházások pénzügyi keret szükségletéről;

c) az egyes beruházások megvalósítására kötött tervezői, kivitelezői és egyéb szerződések összegéről;

d) szerződések alapján történő folyósításokról (szerződésenként).

VIII. A központi felújítások lebonyolításának rendje

A bv. szervek a használatukban lévő épületek, építmények állagának megóvása érdekében kötelesek gondoskodni azok felújításáról.

A központi felújítások bonyolítására - eltérő rendelkezések hiányában - a központi beruházások lebonyolítására (VI. fejezet) vonatkozó szabályokat kell alkalmazni.

8.1 Központi felújítás: e szabályzat alkalmazásában központi felújítás az a felújítás, amelyet a BvOP által kezelt pénzügyi keretből valósítanak meg, a BvOP BEF lebonyolításában.

8.2 A felújítások tervezése

8.2.1 A központi felújítások tervezése a felújításokban érintett bv. szerv és a BvOP BEF feladatkörébe tartozik.

A számviteli törvény értelmében a tárgyi eszközök felújítását az adott eszközök értékét növelő ráfordításként kell elszámolni.

8.2.2 Felújítási javaslatot (14. számú függelék) bármely büntetés-végrehajtási szerv önállóan készíthet és terjeszthet elő. A felújítási javaslat az egyes bv. szervek felújítási igényeinek központi felújításként történő lebonyolítására irányul.

A Felújítási javaslatban szereplő adatok, információk megadása kötelező, de azon a felújítás ismertetését célzó egyéb közlemények is szerepeltethetők.

8.2.3 A bv. szervek minden év január 15-éig kötelesek a tárgyévi felújítási javaslataikból álló felújítási programjuk elkészítésére és a BvOP BEF részére történő megküldésére.

Egy felújításhoz egy felújítási javaslat (14. számú függelék) megnevezésű űrlap kitöltése szükséges. A bv. szervezet felújítási szakmai programja valamennyi szerv felújítási javaslatából tevődik össze.

8.2.4 A felújítási javaslatokban egyértelműen meg kell határozni a felújítás célját, módját és be kell mutatni a megvalósítás lehetséges változatainak műszaki és pénzügyi előnyeit, hátrányait olyan részletességgel, mely alapján eldönthető az adott felújítás gazdaságossága, vagy szükségszerűsége.

8.2.5 A felújítási javaslat összeállítása során a műszaki tartalmat pontosan, az elbíráláshoz és értékeléshez szükséges részletezettséggel kell meghatározni.

8.2.6 A felújítások tervezésénél prioritást élveznek

a) elhasználódott, tönkrement épületszerkezetek, hálózati elemek pótlása, felújítása, különös tekintettel az életveszély, környezetkárosító tevékenységek megszüntetése, illetve működőképtelenség elhárítására (így pl.: tetőbeázások, alapvezetékek üzemképtelensége, statikai problémák, tűzjelző-rendszerek, tüzivíz-hálózatok, veszélyes gépek berendezések, stb.);

b) engedélyezett kötelezettségvállalás alapján megkötött megállapodások teljesítése (áthúzódó munkák);

c) az egyes jogszabályok által előírt műszaki feladatokból eredő felújítási kötelezettségek teljesítése;

d) a fogvatartotti létszámemelkedésből eredő vagy az alaptevékenységhez kötődő gazdasági előnnyel járó felújítások elvégzése;

e) energia-megtakarítást eredményező (5 éven belül megtérülő) felújítások elvégzése;

f) a biztonsági rendszerek amortizációjának megakadályozása.

8.2.7 A bv. szervek az év folyamán, tárgyév január 15-ét követően is kezdeményezhetik felújítási javaslat előterjesztését, elsősorban akkor ha kiegészítő felújítás válik szükségessé vagy vis-maior helyzet kapcsán keletkezik a felújítási igény.

8.3 A felújítási költségek becslése

8.3.1 A tervezésnél a felújítások költsége a piaci viszonyokhoz igazodó, átlagos és mértékadó becsléssel állapítandó meg.

A költségeket az érintett épület terjedelme, műszaki állapota és a korszerűsítési igények figyelembevételével kell megbecsülni, a járulékos költségek (pl.: tervezés, közműfejlesztési díjak, stb.) hozzáadásával, majd az alábbi tartalék képzésével kell kiszámítani:

a) 0-10 millió Ft-ig 10 %

b) 10 millió Ft felett 5 %.

8.3.2 A felújítás előkészítése során piaci információszerzés útján kell tájékozódni a felújítással összefüggő várható költségek alakulásáról.

8.4 A büntetés-végrehajtási szervezet Éves Felújítási Terve

8.4.1 A felújítási javaslatokat a következő fontossági sorrendben kell elbírálni:

a) az előző években megkezdett és a tervévre áthúzódónak tervezett munka előirányzata (áthúzódott beruházás);

b) gazdasági előnnyel járó felújítások elvégzése;

c) a tervévben megkezdeni és befejezni tervezett munkák előirányzata;

d) a tervévben megkezdődő és a következő évre (évekre) áthúzódó munkák tárgyévi előirányzata (áthúzódó beruházás);

8.4.2 A felújítási munkák kivitelezése során felmerülő esetleges többlet- és pótmunkák megvalósításához szükséges előirányzatot az országos parancsnok gazdasági helyettese - elsősorban a tervévben szereplő más munkák átütemezésével - saját hatáskörben biztosítja.

8.4.3 A bv. szervek által szolgáltatott igények és felújítási szakmai programok alapján a bv. szervek által előterjesztett felújítási javaslatokból a BvOP BEF BO minden év február 15-éig összeállítja a bv. szervezet Éves Felújítási Tervét, amelyet hivatali úton az országos parancsnok elé terjeszt jóváhagyás céljából.

8.4.4 Amennyiben a fejezeti költségvetés még nem ismert tárgyév február 15-éig, a BvOP BEF BO körlevél formájában tájékoztatja erről a bv. szerveket.

8.4.5 Az országos parancsnok jóváhagyásáig központi felújítás és azzal összefüggő tevékenység nem kezdhető meg, kivéve, ha azt az országos parancsnok - a felújítás fontosságára, indokoltságára tekintettel - soron kívül jóvá nem hagyja.

8.4.6 A bv. szervezet Éves Felújítási Tervének jóváhagyása előtt megkezdeni kívánt központi felújításra az érdekelt bv. szerv soron kívül javaslatot tesz (14. számú függelék) és azt haladéktalanul megküldi BvOP BEF BO részére.

8.4.7 BvOP BEF BO megvizsgálja a felújítási javaslatot és véleményezését követően haladéktalanul - hivatali úton, jóváhagyás céljából - előterjeszti az országos parancsnok részére.

8.4.8 A büntetés-végrehajtási szervezet Éves Felújítási Terve tartalmazza:

1. a felújítások megnevezését;

2. a felújítások helyét;

3. a felújítások szükségességének indokolását;

4. a tevékenységek felsorolását, azok megvalósításának várható időpontját;

5. a felújítások lebonyolításáért felelős szervek, szervezeti egységek megnevezését;

6. a felújítások forrásigényét, költségét;

7. az aktiválások várható időpontját;

8. a felújítási tevékenység kapcsán kötött / kötendő szerződések teljesítésének várható határidejét.

8.4.9 Azokat a felújításokat, amelyeknek a központi felújításként történő lebonyolítását az országos parancsnok nem engedélyezte nem lehet szerepeltetni a büntetés-végrehajtási szervezet éves Felújítási Tervében.

8.4.10 A központi felújításként le nem bonyolítható felújításokat az érdekelt bv. szerv saját intézeti / intézményi felújításként - amennyiben arra a pénzügyi fedezet a költségvetésében rendelkezésre áll - lebonyolíthatja.

8.4.11 Központi felújítás esetében a felújítás lebonyolításáért a BvOP BEF BO a felelős.

8.4.12 A felújítási munkák fő szakaszai: előkészítés, szükség esetén a közbeszerzési eljárás lebonyolítása, megvalósítás, ellenőrzés.

A bv. szervezet Éves Felújítás Tervet mielőtt az országos parancsnok részére felterjesztésre kerül a BvOP szakterületi vezetőivel egyeztetni kell. Az egyeztetett tervet hivatali úton az országos parancsnok részére kell felterjeszteni jóváhagyás céljából.

8.4.13 A közbeszerzési értékhatárt el nem érő felújítási munkák esetében minimum 3 árajánlatot kell kérni, a felújítási munka elvégzésére alkalmas kivitelezőktől.

8.5 A felújítások indítása

8.5.1 Központi felújítás kizárólag országos parancsnoki engedélyokirat (4. számú függelék) birtokában kezdhető meg.

Központi felújítás esetében az országos parancsnoki engedélyokiratot a BvOP BEF BO készíti el.

8.5.2 Az országos parancsnoki engedélyokiratot hivatali úton az országos parancsnok elé kell felterjeszteni.

8.5.3 Központi felújítás esetén az országos parancsnok által jóváhagyott büntetés-végrehajtási szervezet Éves Felújítási Tervében meghatározott felújítást köteles a BvOP BEF lebonyolítani.

8.6 A felújítások végrehajtása, kivitelezése

A Központi beruházásoknál rögzített rendelkezéseknek megfelelően kell az adott felújítások végrehajtási, kivitelezési, aktiválási, stb. munkáit lebonyolítani.

IX. Az intézeti / intézményi felújítások lebonyolításának rendje

9.1. Az intézeti / intézményi felújítások lebonyolításánál eltérő rendelkezés hiányában a központi felújításokra irányadó szabályokat kell alkalmazni (lásd: VIII.fejezet).

9.2 A VIII. fejezettől való eltérő szabályokat jelen fejezet rendelkezései tartalmazzák.

9.3 Intézeti / intézményi felújítás: e szabályzat alkalmazásában intézeti / intézményi felújítás az a felújítás, amelyet az adott bv. szerv a saját kezelésében lévő pénzeszközből valósít meg saját bonyolításban, akár a kivitelezési tevékenységre kötött vállalkozási szerződéssel, akár saját kivitelezésben megvalósítva a felújítást.

9.4 Minden bv. szerv legkésőbb március 15-éig köteles elkészíteni a saját intézeti / intézményi felújítási tervét, amelyet köteles megküldeni két eredeti példányban a BvOP BEF BO részére.

A bv. szerv az intézeti / intézményi felújítási tervében a tárgyévi általa megvalósítani kívánt intézeti / intézményi felújításait kell, hogy feltüntesse.

9.5 A BvOP a saját intézményi felújítási tervét ugyancsak köteles elkészíteni minden év március 15-éig. A BvOP intézményi felújítási tervét az egyes szervezeti egységeinek beruházási javaslatai alapján a BvOP BEF BO készíti el.

9.6 Amennyiben a fejezeti költségvetés még nem ismert tárgyév március 15-éig, a BvOP BEF BO körlevél formájában tájékoztatja a bv. szerveket az intézeti / intézményi felújítási tervek megküldésének módosult határidejéről.

9.7 Az intézeti / intézményi felújítási terv tartalmára nézve a büntetés-végrehajtási szervezet Éves Felújítási Tervének tartalmi követelményei az irányadók.

9.8 Az intézeti / intézményi felújítási terveket a BvOP BEF főosztályvezetőjének szakmai véleményezését követően hivatali úton az országos parancsnok elé kell felterjeszteni.

Az országos parancsnok gazdasági helyettesének véleményezését követően az országos parancsnok hagyja jóvá az intézeti / intézményi felújítási terveket.

9.9 A jóváhagyott intézeti / intézményi felújítási tervek egy eredeti példányának visszaküldésért, valamint egy eredeti példányának nyilvántartásáért a BvOP BEF BO az osztályvezetője felel.

A bv. szerveknek pénzügyi beszámoló jelentést (15. számú függelék) kell készíteniük:

a) a felújítások teljesítéséről negyedévente (január 5., április 5., július 5., október 5.);

b) a rendelkezésre álló felújítási keretről, valamint azok változásáról minden hónap 5. napjáig;

c) az egyes építkezések, felújítások keretszükségletéről minden hónap 5. napjáig;

d) a tárgyhónapban a megkötött tervezési és kivitelezési (illetve módosított) szerződések összegéről minden hónap 5. napjáig;

e) a megvalósítással kapcsolatos problémákról haladéktalanul.

A beszámoló jelentést minden bv. szerv a BvOP BEF főosztályvezetője részére köteles megküldeni a fent meghatározott időpontokig.

Számszerű és rövid szöveges beszámolójelentést kell készíteni a BvOP BEF részére:

a) a várható éves felhasználás alakulásáról, minden év december 1-jéig;

b) a tényleges éves teljesítésről és annak értékeléséről, a tárgyévet követő január 20-áig;

X. A bontási munkák

10.1 A bontási munkák megkezdéséhez a Kincstári Vagyoni Igazgatóság előzetes engedélye is szükséges, melyet BvOP BEF Ellátási Osztálya szerez be.

10.2 A bv. szervek kötelesek valamennyi építmény bontását annak megkezdése előtt 10 munkanappal a BvOP BEF főosztályvezetőjének írásban jelenteni.

A BvOP BEF főosztályvezetőjének küldött jelentésnek - a bontást végző bv. szervre vonatkozóan - tartalmaznia kell:

a) a szükséges hatósági engedélyek meglétét;

b) a bontás jogszabályban előírt szakmai felügyelet biztosítását;

c) a bontási munkákat végző személyek, cégek megnevezését;

d) a bontásból származó anyag tervezett felhasználásának módját.

10.3 Az épületek, épületrészek bontásából, valamint a felújítási munkák során kikerült építőanyagok a folyamatban lévő építkezéseknél és karbantartási munkáknál felhasználhatók.

10.4 A bontott anyagok és berendezések hasznosítása a vállalkozói ajánlatok részét képezheti.

10.5 A bontási munkálatokat - amennyiben a munka jellege lehetővé teszi - fogvatartotti munkaerő -bevonásával kell elvégezni, a munkavédelmi szabályok fokozott szem előtt tartása mellett.

10.6 A bontási tevékenység befejezése után 22 munkanapon belül el kell készíttetni a feltüntetési vázrajz aktualizálását és azt meg kell küldeni a területileg illetékes földhivatalnak, továbbá intézkedni kell az ingatlan ingatlan-nyilvántartásból történő törlésére.

10.7 A bontás ingatlan-nyilvántartási átvezetésről a földhivatal felé a BvOP BEF főosztályvezetője gondoskodik.

10.8 A felhasználható bontott anyagok értékesítésénél a selejtezési szabályok betartásával kell eljárni.

10.9 A bontás során keletkezett hulladékok gyűjtéséről, nyilvántartásáról, ártalmatlanításáról a bontást végzőnek kell saját költségén gondoskodnia. Erről a tevékenységre kötött szerződésben is rendelkezni kell.

XI. A beruházások ellenőrzése

11.1 A központi beruházások ellenőrzése

11.1.1 A kivitelezés műszaki átadását, illetve a használatbavételi engedély megadását követően a BvOP jogosult a kivitelezést végző vállalkozóval (vállalkozással) szemben fennálló jogosultságainak a beruházással érintett bv. szerv részére történő engedményezésére.

11.1.2 Engedményezési szerződés (16. számú függelék, 17. számú függelék) - a Ptk. engedményezésre vonatkozó szabályai szerint - esetén a hibás teljesítésből eredő jogok érvényesítésére - szükség esetén a BvOP lebonyolító bevonásával, melyet a BvOP BEF főosztályvezetője engedélyez - a beruházással érintett bv. szerv jogosult.

11.1.3 A kivitelezésre irányuló szerződésben tájékoztatni kell a vállalkozót az engedményezés lehetőségéről, ezért e szerződésben olyan tartalmú bankgarancia-nyilatkozatot kell megkövetelni., amelyben az engedményezés folytán a bankgarancia kedvezményezettje automatikusan az engedményes lesz.

11.1.4 Az engedményezés megtörténte esetén a bank által megkövetelt okiratokat és aláírási címpéldányokat az engedményes bv. szerv köteles a bank részére biztosítani, illetve gondoskodni arról, hogy a bankgarancia időtartama alatt - az esetlegesen megváltozott feltételeknek megfelelően - a módosításukra sor kerüljön.

11.1.5 A vállalkozótól meg kell követelni, hogy olyan a bankgaranciát kérjen a banktól, amely feltétel nélküli és az alapjogviszony vizsgálatára nem terjed ki.

11.1.6 Amennyiben jólteljesítési garancia van kikötve a vállalkozási szerződésben és engedményezésre kerül sor, akkor a BvOP GF-nek kell gondoskodnia jólteljesítési garancia miatt visszatartott pénzösszeg engedményes bv. szerv részére - határidőre - történő átutalásáról.

11.1.7. A jogosultságok engedményezése esetén a BvOP BEF főosztályvezetője engedményezési szerződésben (16. számú függelék, 17. számú függelék) köteles rendezni a beruházással érintett bv. szervre ruházott jogok, jogosultságok tartalmát.

11.1.8 Amennyiben a kivitelezésre irányuló szerződés eltérően nem rendelkezik az építési munka műszaki átadás-átvételi eljárásától számított 1 éven belül utófelülvizsgálati eljárást kell tartani.

Amennyiben indokolt és a kivitelezésre irányuló szerződés eltérően nem rendelkezik az utófelülvizsgálati eljárás 1 éven túl is megtartható.

Az utófelülvizsgálati eljárás lebonyolítása kötelező.

11.1.9 Az utófelülvizsgálati eljárás lebonyolítása

· amennyiben részt vesz a beruházásban, akkor a műszaki ellenőr, egyébként pedig -

· engedményezés nélküli esetben a BvOP lebonyolító,

· engedményezés esetén a beruházással érintett (engedményes) bv. szerv

kötelessége.

11.1.10 Az utófelülvizsgálati eljárás lebonyolításáért felelős köteles - a tervezett időpont előtt legalább 15 munkanappal korábban - az utófelülvizsgálati eljárásra a BvOP BEF főosztályvezetőjét meghívni, aki szükség esetén gondoskodik arról, hogy az eljáráson a BvOP szakterületi vezetői is részt vegyenek.

11.1.11 Abban az esetben, amikor a kivitelezésre kötött szerződésben a vállalkozó többlet - jótállási kötelezettségeket vállal, a jótállási időszak leteltét követően ún. vállalt utófelülvizsgálati eljárást („garanciális bejárás”) kell tartani, a jótállási időszak letelte előtt 1 hónapon belül.

11.1.12 A vállalt utófelülvizsgálati eljárás lebonyolítása - amennyiben részt vesz a beruházásban, akkor a műszaki ellenőr, egyébként pedig -

· engedményezés nélküli esetben a BvOP lebonyolító,

· engedményezés esetén a beruházással érintett bv. szerv (engedményes)

kötelessége.

11.1.13 A hibás teljesítésből eredő jogok vállalkozóval szembeni következetes érvényesítéséért:

· engedményezés nélküli esetben a BvOP BEF főosztályvezetője,

· engedményezés esetén a beruházással érintett bv. szerv (engedményes) parancsnoka felelős.

11.1.14 Szükség esetén a beruházások ellenőrzéséhez és a vállalkozóval (vállalkozással) szemben fennálló jogosultságok érvényesítéséhez a BvOP BEF BO közreműködése kérhető.

11.1.15 Engedményezés nélküli esetben a BvOP lebonyolító, illetve amennyiben engedményezésre került sor, akkor a beruházással érintett bv. szerv köteles beruházást lezáró értékelő jelentést (18. számú függelék) elkészíteni a beruházás felülvizsgálati időszakának leteltéről. A jelentést a BvOP BEF főosztályvezető részére 5 munkanapon belül kell továbbítani.

11.1.16 A jelentésben meg kell jelölni azokat a minőségi problémákat és kivitelezési kifogásokat, amelyekre a felülvizsgálati időszak során fény derült.

11.1.17 Ki kell térni a beruházással érintet bv. szerv által foganatosított azon intézkedésekre, amelyek a minőségi problémák és kivitelezési kifogások elhárítására illetőleg kijavítására irányultak.

11.1.18 A jelentésben rögzíteni kell, hogy a vállalkozó / vállalkozás mennyiben tett eleget a jogszabályokban, illetve a kivitelezésre irányuló szerződésben foglalt hibás teljesítésre vonatkozó rendelkezéseknek.

11.1.19 Az értékelő jelentést a BvOP lebonyolító elhelyezi a beruházási aktában és lezárja a beruházást.

11.2 Az Intézeti / intézményi beruházások ellenőrzése

11.2.1 Az intézményi / intézeti beruházások ellenőrzésének rendjét minden bv. szerv parancsnoka intézetparancsnoki intézkedésben köteles szabályozni.

11.2.2 Az intézményi / intézeti beruházásokat a BvOP BEF személyi állománya jogosult ellenőrizni.

XII. Nagyértékű tárgyieszköz beszerzése

12.1 A tárgyi eszköz beszerzésére rendelkezésre bocsátott költségvetési előirányzatból elsődlegesen a bv. szerv biztonságos üzemeléséhez szükséges eszközök kerüljenek beszerzésre, és csak ezen igények kielégítését követően kerülhet beszerzésre egyéb tárgyi eszköz.

12.2 A bv. szerv vezetője felelős az igénykielégítés rangsorolásáért.

12.3 A bv. szervnek a meghatározott célokra megkapott költségvetési előirányzatát más célra felhasználni csak az országos parancsnok gazdasági helyettesének jóváhagyásával lehet.

12.4 A bv. szerv az előirányzat eltérő felhasználására irányuló kérelmét közvetlenül az országos parancsnok gazdasági helyettesének küldi meg.

12.5 Az országos parancsnok gazdasági helyettese a BvOP GF főosztályvezetőjének továbbítja a kérelmet, aki javaslatot készít az előirányzat eredetitől eltérő felhasználásának engedélyezéséről vagy annak elutasításáról.

12.6 Az országos parancsnok gazdasági helyettesének döntéséről a BvOP GF főosztályvezetője írásban értesíti a BvOP BEF főosztályvezetőjét, aki az előirányzat átcsoportosításának engedélyezése esetén intézkedik az átcsoportosítás előirányzat-nyilvántartásban való átvezetéséről és a kérelmező bv. szerv kiértesítéséről.

12.7 A bv. szerv parancsnoka meghatározott tárgyi eszköz beszerzésére akkor adhat ki intézetparancsnoki engedélyokiratot, köthet szerződést vállalkozással, ha rendelkezik a cél megvalósításához, beszerzéséhez szükséges, a bv. szerv részére kiutalt éves költségvetési előirányzattal és a szerződésben vállalt fizetési határidőre a szükséges pénzforrással.

12.8 A bv. szerv a meghatározott tárgyi eszközre kiutalt előirányzatokról és a felhasználásáról idősoros elkülönített nyilvántartást köteles vezetni.

XIII. Záró rendelkezések

13.1 Jelen szabályzat rendelkezéseit a hatálybalépést követően jóváhagyott beruházásoknál, felújításoknál továbbá nagyértékű tárgyi eszközök beszerzésénél kell alkalmazni.

13.2 A szabályzat rendelkezései mellett az egyéb kapcsolódó büntetés-végrehajtási normákban foglalt előírásokat is alkalmazni kell.

13.3 A központi beruházások, felújítások ellenőrzési nyomvonalát a 19/a. számú függelék az intézeti/intézményi beruházások, felújítások ellenőrzési nyomvonalát pedig a 19/b. számú függelék tartalmazza.

13.4 Minden olyan kérdésben, amit jelen szabályzat nem szabályoz, a hatályos jogszabályokat, előírásokat (20. számú függelék) kell alkalmazni.

13.5 A szabályzat függelékei:

1. számú függelék: Beruházási javaslat

2. számú függelék: A központi beruházási, felújítási folyamatok összevont feladat- és hatásköri mátrixa

3. számú függelék: Az intézeti / intézményi beruházási, felújítási folyamatok összevont feladat- és hatásköri mátrixa

4. számú függelék: Országos parancsnoki engedélyokirat

5. számú függelék: Iratjegyzék

6. számú függelék: Munkanapló

7. számú függelék: Ellenőrző lap

8. számú függelék: Értékelési dokumentáció

9. számú függelék: Központi értékelési dokumentáció

10. számú függelék: Záradék